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名刺の処分の仕方とは?タイミングや注意点など最適な処分法を解説

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    名刺がたくさんたまって、整理しなければと思っている人も多いでしょう。

    必要のない名刺は適切に処分することが大切です。

    では、どのタイミングで処分するのが良いのか、また処分する際に注意したことについて詳しく解説していきますので参考にしてください。

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名刺の保存と処分について

名刺は、いつの間にかたくさんになっていることも多く、管理に困るものです。

また、クリアファイルの名刺ホルダーやボックス型のホルダーに入れて整理している人も多くいますが、整理しきれないということも多いでしょう。

ホルダーがいっぱいになったことを機に、整理して処分を考えると思いますが、いったいどのくらいの数になれば名刺を処分するのが良いのでしょうか。

  • 名刺をもらう機会と処理の仕方とは?

    名刺は、放っておくとすぐにたまりますので、定期的に処分する方法がおすすめです。

    業務内容や業種、シーンによって名刺をもらう機会や数は異なるでしょう。

    特に、営業などの職種の場合には名刺を交換する機会も多くなります。

    そんな名刺は、どのような時にもらった名刺なのかによっても、保管の仕方が変わってきます。

    こちらから何かを依頼した時、問い合わせた時、業務で依頼を受けた時など様々なシチュエーションがあります。

    最初にもらった時に、頻繁に必要となる名刺、あまり必要でない名刺と分けておく方法も一つの方法です。

    処分する基準とは?いつ交換をしたのかわからない名刺は処分

    処分の基準としては、いつ交換したのかわからない、なぜ交換したのかわからないような名刺は処分しても構わないでしょう。

    必要性があまり感じられない名刺ですので、廃棄して構いません。

    その時だけの用事や相手から何かの機会に一方的に受け取ったような名刺ですので、処分するのがおすすめです。

    今後の関わりがあるかどうかを判断して処分

    名刺を処分する際には、今後の関わりがあるかどうかを判断することも大事です。

    今後の関わりがなく、何かに必要でなければ処分して構わないでしょう。

    古い業者の名刺で、今は新しい業者と取引している場合などは、処分する対象となります。

    また、自社が新しい事業を行っている場合は、古い事業に関する名刺は不要となる場合もあります。

    記念に取っておく場合もありますが、今後のことを考えて判断することが大切です。

    1年経ったら処分することがおすすめ

    名刺は、1年ごとに処分するのもおすすめです。

    もらって1年経って、もう必要がない場合は処分するようにしてください。

    用がある場合は、1年以内で必要な場合が多くなるでしょう。

    1年間必要ない名刺は、処分するように決めておくのも良い方法です。

    できれば、会社などで処分の基準を決めて統一しておくといいでしょう。

    1年経つと異動などによる新しい名刺への差し替えも必要

    1年経つと組織変更や部署異動がある企業も多いため、古い名刺を処分したり、新しい名刺に入れ替えたりすることは合理的です。

    1年を契機に差し替えをして処分をするのはいい方法と言えます。

    1年経つと、名刺の情報も古くなり、会社名や部署、役職、連絡先の住所や電話番号、メールアドレスが変更になっていたりすることがあります。

    あまり付き合いがない人の名刺は、変更の確認が取れないことも多いでしょう。

    また、退職や転職された人の名刺の場合もありますので、チェックして処分するようにしてください。

名刺を処分する際の注意点とは

ただ、名刺の処分の仕方には注意が必要です。

名刺には、多くの個人情報が掲載されていますので、情報が漏えいしないようにすることが大切です。

名刺には、会社名、肩書、氏名、連絡先の住所や電話番号、メールアドレスなど詳しい情報が掲載されています。

中には顔写真が掲載されている名刺もあるでしょう。

名刺の処分方法が適切でないために、これらの情報が漏えいしてしまった場合、会社全体の信頼をなくしかねません。

情報漏えいは重大な問題ですので、充分な配慮が必要です。

  • 名刺の処分方法は会社で統一することも大事

    名刺の処分方法は、情報漏えいを防ぐために会社全体で統一した方法で処分を行うことも大切です。

    個々で処分をして、不適切な処分方法をしてしまい、情報が漏えいしてしまわないようにする必要があります。

    名刺の処分方法については、会社で決め事を作ることが重要です。

    名刺はシュレッダーかハサミで切り刻んで廃棄

    会社名、所属部署、役職、氏名、連絡先の住所、電話番号、メールアドレスなどがどれも見えないように細かくする必要があります。

    シュレッダーをかける際も、シュレッダーによって裁断の細かさが違いますので、できるだけ細かくなるものを使用するのがおすすめです。

    大量に処分する際は、廃棄処分を外注する方法もあります。

    その場合には、必ず「廃棄証明書」をもらうようにするのがおすすめです。

    きちんと廃棄したということを証明する証明書を発行してもらい、責任問題が起こらないように注意する必要があるでしょう。

名刺の保存法として電子データで保管する企業も増加

名刺の保存法として、データ化して取り込む企業も増えています。紙の名刺で保管すると、保存が面倒で、廃棄する際にも一度に大量の名刺を廃棄しなければならない場合があります。

そのため、データ化して保存することも増えています。

データで保存し、しばらくしたら紙の名刺を廃棄します。

中には顔写真が掲載されている名刺もあるでしょう。

名刺のデータは、クラウド上で保存して管理して、多くの社員で名刺データを共有することが可能になります。

保存や廃棄で頭を悩ませることも減るでしょう。

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まとめ

名刺の処分の仕方はどうしたらいいのかについてご紹介しました。名刺は、日常的にもらうため、いつの間にかたくさんたまるということも多いでしょう。

きちんと保存する必要がありますが、同時に不要な名刺は廃棄していく方法もしっかり知っておくことが大切です。1年を目安に廃棄して処分することがおすすめです。

また、名刺には多くの情報が入っていますので、処分する際にはシュレッダーなどで切り刻んで気を付けて処理する必要があります。

名刺の処分のポイントをまとめると、以下のようになります。

  • 1年以上付き合いがない名刺は処分する
  • 処分する際には、情報漏えいに気を付ける
  • シュレッダーにかけるかまたは廃棄処分を外注して「廃棄証明書」をもらう
  • 会社で名刺の廃棄処分方法を決めておく

これらのポイントを守って処分することが必要です。

名刺は、交換する時点からお互いの個人情報を交換し合うものです。

お互いの信頼関係、会社としての信用のためにも、十分に気を付けて処分してください。



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