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名刺を郵送するときのマナーを解説!

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名刺を忘れてしまったときや、郵送でやり取りしている取引先に対しては、名刺を郵送することがあります。名刺に関してはさまざまなルールやマナーがありますが、名刺を郵送するときもマナーがあることをご存じでしょうか。

今回は、名刺を郵送する際のマナーを解説します。郵送の方法や送付状の文面などに関して疑問点があれば、ぜひ参考にしてください。

名刺を忘れてしまった場合、後日郵送は可能?

  • 名刺はビジネスパーソンにとって必須のアイテムです。常に名刺を持ち歩き、いつでも名刺交換ができるようにしたいものですが、ときには名刺を忘れたり切らしていたりすることもあるでしょう。

    名刺交換は顔を合わせて行なうことが基本ですが、初対面のときに名刺を持ち合わせていない場合は、お詫びをしたうえで後日郵送しても構いません。

    ただし、取引先企業との挨拶では、名刺を忘れたお詫びとともに、口頭でしっかりと会社名と氏名を伝えるようにしましょう。また、別れ際などには氏名や連絡先を記載した紙を渡しておくと、相手から連絡の必要があった場合にも対処できます。

    電話や郵送のみでやり取りをする取引先には、名刺を郵送して挨拶することも少なくありません。名刺を忘れて郵送することになっても、マナー違反には当たらないので安心してください。

  • い名刺入れと名刺

名刺を郵送する場合の4つの基本マナー

名刺を郵送するときは、これから紹介する4つの基本マナーを意識しましょう。

  • できるだけ当日中に送付する

    忘れたり切らしたりして名刺交換ができず、後日郵送すると伝えた場合には、できるだけ当日中に名刺を発送しましょう。「郵送すると言われたのに、なかなか名刺が届かない」となると、印象が良くないばかりか、忘れられてしまうことにもなりかねません。

  • 送付状や詫び状を添付する

    名刺を郵送するときは、送付状や詫び状を同封しましょう。名刺だけを送ってしまうと、投げやりで失礼な印象になってしまいます。特に、名刺を忘れてしまい後日郵送する場合には、必ず詫び状を用意してください。

    詫び状は手書きがベストですが、相手がマナーに厳しい目上の方などでなければ、パソコンで作成しても構いません。以下の例文を参考に、関係性や状況に合った送付状や詫び状を作成してください。

    送付状の例文(1)

    株式会社○○
    営業部 △△様

    いつもお世話になっております。
    株式会社 ケイワンプリントの名刺太郎です。

    いつもメールでご丁寧に対応いただき、ありがとうございます。
    ご挨拶が遅れてしまいましたが、名刺を送付いたします。
    何かあれば、お気軽にご連絡をいただけると幸甚に存じます。

    今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

    株式会社 ケイワンプリント
    名刺太郎

    詫び状の例文(2)

    株式会社○○
    営業部 △△様

    いつもお世話になっております。
    株式会社 ケイワンプリントの名刺太郎です。

    先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
    短い時間ではございましたが、△△様のご意見をお伺いし、大変有意義な時間を過ごすことができました。

    本日は、当方の不手際により名刺をお渡しすることができず、大変失礼いたしました。
    あらためて名刺をお送りいたしますので、ご確認いただけると幸いです。

    今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

    株式会社 ケイワンプリント
    名刺太郎

  • 名刺は書類にクリップでとめる

    名刺を郵送するときは、書類にクリップでとめておきましょう。名刺をそのまま入れると封筒の底に落ちてしまい、取り出したときに書類に紛れたり紛失したりしやすくなります。

    また、紙に傷がつくホチキスの使用は避けましょう。傷がついた名刺を取引先に送ると、失礼に当たります。

  • 郵送の有料オプションは必要に応じて

    名刺を送るときは、よほどのことがない限りは普通郵便で構いません。普通郵便でも、そこまで距離が離れていなければ2~3日以内に名刺を届けることができます。

    少しでも早く届けたいなら速達、記録を残したいなら特定記録などを利用することも可能ですが、有料オプションの有無で印象が変わることは少ないでしょう。有料オプションは必要に応じて使うと良いかもしれません。

郵送以外で、名刺を渡す方法

  • 場合によっては、郵送ではないほうが双方にとって都合が良いこともあります。相手との関係性に応じて、名刺の渡し方を使い分けましょう。
    郵送以外で名刺を渡す方法には、次の2つが挙げられます。

  • 名刺作成注文イメージ
  • デジタル名刺をメールで送付する

    相手が同世代や役職が近い人であれば、「わざわざ郵送しなくても、メールで送ってくれれば良い」と言われることもあるでしょう。この場合は、デジタル名刺をメールで送付しても問題ありません。

    近年は、名刺のデータをパソコンに取り込んで、クラウド上で管理する企業も増えてきました。データのほうが便宜上好まれるケースもあるため、ニーズに合わせて臨機応変に対応しましょう。

  • 後日立ち寄って、直接名刺を渡す

    急ぎではないなら、再訪時や近くに立ち寄ったときに、あらためて名刺を持参してもするとよいでしょう。直接訪問して名刺を渡すと、メールや郵送よりも誠実さがよく伝わります。

    「次回で良いですよ」「急いでいませんので」と相手から言われた場合は、顔を合わせた状態で名刺交換をしたほうが良いケースもあるでしょう。

まとめ

名刺を郵送すること自体は失礼に当たりません。名刺を忘れたり切らしていたりするときや、直接担当者に挨拶する機会がない場合は、名刺を渡す手段の一つとして覚えておきましょう。ただし、郵送の際はビジネスマナーを守ることを意識してください。

場合によっては、メールでデジタル名刺を送付したり、後日あらためて名刺を持参したりするほうが良いケースもあります。状況や相手との関係性に合わせて、臨機応変に名刺を渡す方法を使い分けてください。



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