名刺を郵送するときのマナーを解説！送付状の例文と気をつけたいポイント名刺作成専門のデザイン名刺.net

名刺を忘れてしまったときや、郵送でやり取りしている取引先に対しては、名刺を郵送することがあります。名刺に関してはさまざまなルールやマナーがありますが、名刺を郵送するときもマナーがあることをご存じでしょうか。

今回は、名刺を郵送する際のマナーを解説します。郵送の方法や送付状の文面などに関して疑問点があれば、ぜひ参考にしてください。

名刺を忘れてしまった場合、後日郵送は可能？

名刺はビジネスパーソンにとって必須のアイテムです。常に名刺を持ち歩き、いつでも名刺交換ができるようにしたいものですが、ときには名刺を忘れたり切らしていたりすることもあるでしょう。

名刺交換は顔を合わせて行なうことが基本ですが、初対面のときに名刺を持ち合わせていない場合は、お詫びをしたうえで後日郵送しても構いません。

ただし、取引先企業との挨拶では、名刺を忘れたお詫びとともに、口頭でしっかりと会社名と氏名を伝えるようにしましょう。また、別れ際などには氏名や連絡先を記載した紙を渡しておくと、相手から連絡の必要があった場合にも対処できます。

電話や郵送のみでやり取りをする取引先には、名刺を郵送して挨拶することも少なくありません。名刺を忘れて郵送することになっても、マナー違反には当たらないので安心してください。

名刺を郵送する場合の4つの基本マナー

名刺を郵送するときは、これから紹介する4つの基本マナーを意識しましょう。

できるだけ当日中に送付する

忘れたり切らしたりして名刺交換ができず、後日郵送すると伝えた場合には、できるだけ当日中に名刺を発送しましょう。「郵送すると言われたのに、なかなか名刺が届かない」となると、印象が良くないばかりか、忘れられてしまうことにもなりかねません。
送付状や詫び状を添付する

名刺を郵送するときは、送付状や詫び状を同封しましょう。名刺だけを送ってしまうと、投げやりで失礼な印象になってしまいます。特に、名刺を忘れてしまい後日郵送する場合には、必ず詫び状を用意してください。

詫び状は手書きがベストですが、相手がマナーに厳しい目上の方などでなければ、パソコンで作成しても構いません。以下の例文を参考に、関係性や状況に合った送付状や詫び状を作成してください。

送付状の例文（1）

株式会社○○
営業部　△△様

いつもお世話になっております。
株式会社ケイワンプリントの名刺太郎です。

いつもメールでご丁寧に対応いただき、ありがとうございます。
ご挨拶が遅れてしまいましたが、名刺を送付いたします。
何かあれば、お気軽にご連絡をいただけると幸甚に存じます。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

株式会社ケイワンプリント
名刺太郎

詫び状の例文（2）

株式会社○○
営業部　△△様

いつもお世話になっております。
株式会社ケイワンプリントの名刺太郎です。

先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
短い時間ではございましたが、△△様のご意見をお伺いし、大変有意義な時間を過ごすことができました。

本日は、当方の不手際により名刺をお渡しすることができず、大変失礼いたしました。
あらためて名刺をお送りいたしますので、ご確認いただけると幸いです。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

株式会社ケイワンプリント
名刺太郎
名刺は書類にクリップでとめる

名刺を郵送するときは、書類にクリップでとめておきましょう。名刺をそのまま入れると封筒の底に落ちてしまい、取り出したときに書類に紛れたり紛失したりしやすくなります。

また、紙に傷がつくホチキスの使用は避けましょう。傷がついた名刺を取引先に送ると、失礼に当たります。
郵送の有料オプションは必要に応じて

名刺を送るときは、よほどのことがない限りは普通郵便で構いません。普通郵便でも、そこまで距離が離れていなければ2～3日以内に名刺を届けることができます。

少しでも早く届けたいなら速達、記録を残したいなら特定記録などを利用することも可能ですが、有料オプションの有無で印象が変わることは少ないでしょう。有料オプションは必要に応じて使うと良いかもしれません。

郵送以外で、名刺を渡す方法

場合によっては、郵送ではないほうが双方にとって都合が良いこともあります。相手との関係性に応じて、名刺の渡し方を使い分けましょう。
郵送以外で名刺を渡す方法には、次の2つが挙げられます。

デジタル名刺をメールで送付する

相手が同世代や役職が近い人であれば、「わざわざ郵送しなくても、メールで送ってくれれば良い」と言われることもあるでしょう。この場合は、デジタル名刺をメールで送付しても問題ありません。

近年は、名刺のデータをパソコンに取り込んで、クラウド上で管理する企業も増えてきました。データのほうが便宜上好まれるケースもあるため、ニーズに合わせて臨機応変に対応しましょう。
後日立ち寄って、直接名刺を渡す

急ぎではないなら、再訪時や近くに立ち寄ったときに、あらためて名刺を持参してもするとよいでしょう。直接訪問して名刺を渡すと、メールや郵送よりも誠実さがよく伝わります。

「次回で良いですよ」「急いでいませんので」と相手から言われた場合は、顔を合わせた状態で名刺交換をしたほうが良いケースもあるでしょう。