名刺を郵送するときのマナーを解説！

名刺を忘れてしまったときや、郵送でやり取りしている取引先に対しては、名刺を郵送することがあります。名刺に関してはさまざまなルールやマナーがありますが、名刺を郵送するときもマナーがあることをご存じでしょうか。

今回は、名刺を郵送する際のマナーを解説します。郵送の方法や送付状の文面などに関して疑問点があれば、ぜひ参考にしてください。

名刺を忘れてしまった場合、後日郵送は可能？

名刺はビジネスパーソンにとって必須のアイテムです。常に名刺を持ち歩き、いつでも名刺交換ができるようにしたいものですが、ときには名刺を忘れたり切らしていたりすることもあるでしょう。

名刺交換は顔を合わせて行なうことが基本ですが、初対面のときに名刺を持ち合わせていない場合は、お詫びをしたうえで後日郵送しても構いません。

ただし、取引先企業との挨拶では、名刺を忘れたお詫びとともに、口頭でしっかりと会社名と氏名を伝えるようにしましょう。また、別れ際などには氏名や連絡先を記載した紙を渡しておくと、相手から連絡の必要があった場合にも対処できます。

電話や郵送のみでやり取りをする取引先には、名刺を郵送して挨拶することも少なくありません。名刺を忘れて郵送することになっても、マナー違反には当たらないので安心してください。

名刺を郵送する場合の4つの基本マナー

名刺を郵送するときは、これから紹介する4つの基本マナーを意識しましょう。

できるだけ当日中に送付する

忘れたり切らしたりして名刺交換ができず、後日郵送すると伝えた場合には、できるだけ当日中に名刺を発送しましょう。「郵送すると言われたのに、なかなか名刺が届かない」となると、印象が良くないばかりか、忘れられてしまうことにもなりかねません。
送付状や詫び状を添付する

名刺を郵送するときは、送付状や詫び状を同封しましょう。名刺だけを送ってしまうと、投げやりで失礼な印象になってしまいます。特に、名刺を忘れてしまい後日郵送する場合には、必ず詫び状を用意してください。

詫び状は手書きがベストですが、相手がマナーに厳しい目上の方などでなければ、パソコンで作成しても構いません。以下の例文を参考に、関係性や状況に合った送付状や詫び状を作成してください。

送付状の例文（1）

株式会社○○
営業部　△△様

いつもお世話になっております。
株式会社ケイワンプリントの名刺太郎です。

いつもメールでご丁寧に対応いただき、ありがとうございます。
ご挨拶が遅れてしまいましたが、名刺を送付いたします。
何かあれば、お気軽にご連絡をいただけると幸甚に存じます。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

株式会社ケイワンプリント
名刺太郎

詫び状の例文（2）

株式会社○○
営業部　△△様

いつもお世話になっております。
株式会社ケイワンプリントの名刺太郎です。

先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
短い時間ではございましたが、△△様のご意見をお伺いし、大変有意義な時間を過ごすことができました。

本日は、当方の不手際により名刺をお渡しすることができず、大変失礼いたしました。
あらためて名刺をお送りいたしますので、ご確認いただけると幸いです。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

株式会社ケイワンプリント
名刺太郎
名刺は書類にクリップでとめる

名刺を郵送するときは、書類にクリップでとめておきましょう。名刺をそのまま入れると封筒の底に落ちてしまい、取り出したときに書類に紛れたり紛失したりしやすくなります。

また、紙に傷がつくホチキスの使用は避けましょう。傷がついた名刺を取引先に送ると、失礼に当たります。
郵送の有料オプションは必要に応じて

名刺を送るときは、よほどのことがない限りは普通郵便で構いません。普通郵便でも、そこまで距離が離れていなければ2～3日以内に名刺を届けることができます。

少しでも早く届けたいなら速達、記録を残したいなら特定記録などを利用することも可能ですが、有料オプションの有無で印象が変わることは少ないでしょう。有料オプションは必要に応じて使うと良いかもしれません。

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郵送以外で、名刺を渡す方法

場合によっては、郵送ではないほうが双方にとって都合が良いこともあります。相手との関係性に応じて、名刺の渡し方を使い分けましょう。
郵送以外で名刺を渡す方法には、次の2つが挙げられます。

デジタル名刺をメールで送付する

相手が同世代や役職が近い人であれば、「わざわざ郵送しなくても、メールで送ってくれれば良い」と言われることもあるでしょう。この場合は、デジタル名刺をメールで送付しても問題ありません。

近年は、名刺のデータをパソコンに取り込んで、クラウド上で管理する企業も増えてきました。データのほうが便宜上好まれるケースもあるため、ニーズに合わせて臨機応変に対応しましょう。
後日立ち寄って、直接名刺を渡す

急ぎではないなら、再訪時や近くに立ち寄ったときに、あらためて名刺を持参してもするとよいでしょう。直接訪問して名刺を渡すと、メールや郵送よりも誠実さがよく伝わります。

「次回で良いですよ」「急いでいませんので」と相手から言われた場合は、顔を合わせた状態で名刺交換をしたほうが良いケースもあるでしょう。