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名刺をもらうだけでも大丈夫?持っていないときの対処法とは?

  • 名刺交換のときは、お互いに挨拶しながら名刺の受け渡しを行なうことが基本です。しかし、何らかの理由で自分の名刺を渡せない状況が発生することもあるでしょう。

    この記事では、相手から名刺をもらうだけになってしまうときの対処法について解説します。ビジネスパーソンとして適切な対応ができるよう、予備知識として押さえておきましょう。

  • 名刺交換をするビジネスマンとビジネスウーマン

名刺をもらうだけのケースとは?

そもそも、名刺をもらうだけのシチュエーションとして、どのような場面が考えられるのでしょうか。まずは、名刺をもらうだけで終わるシーンの具体例を紹介します。

  • 名刺を忘れてしまった

    真っ先に考えられるのが、うっかり名刺を忘れてしまったケースではないでしょうか。商談などで名刺交換の予定があるにもかかわらず、名刺を忘れてしまうことは社会人として避けたい失敗です。

    名刺を忘れてしまうと「仕事ができない人だ」「うちの会社は軽く見られている」といった印象を、相手に抱かれてしまうおそれがあります。そうなれば、商談もスムーズに進まないでしょう。

    対処法を考える以前の問題であり、このようなミスを起こさないことが大前提です。

  • 名刺を切らしてしまった

    普段から名刺交換を頻繁に行なっている方は、運悪くストックが切れてしまうことがあるかもしれません。仕方のないことですが、このケースも名刺を忘れたときと同じく、社会人としてのマナーを疑われるおそれがあるため注意してください。

    名刺切れのミスを防ぐためには、ストックをこまめに確認しつつ、余裕を持って発注することが大切です。念のため、予備の名刺を何枚か手帳や財布などに入れておくと、万が一のときも安心でしょう。

  • 名刺を支給してもらっていない

    入社して間もない新人の場合、初めての商談までに名刺の支給が間に合わないことは珍しくありません。また、職種や会社によっては名刺の支給自体がないこともあるでしょう。

    どちらの事情にせよ、名刺を渡せないことには変わりないため、相手に悪い印象を持たれかねないことは否定できません。早めに名刺を支給してもらう、必要であれば自分で名刺を作成するなどの対応をしましょう。

  • デジタル名刺を使っている

    近年、ペーパーレス化の推進によってデジタル名刺を使う人が増えています。デジタル名刺を使っている方は、QRコードやURLを共有して名刺交換するため、紙の名刺を渡すことはできません。そのため、その場では相手の名刺をもらうだけの対応で済ませ、そのあとに共有したデータを確認してもらう流れになります。

    しかし、相手がデジタル機器に慣れていない方だと、デジタル名刺のやり取りができないこともあるでしょう。そういった方にも対応できるよう、紙の名刺も用意して使い分けることをおすすめします。

  • 面接で名刺を渡される

    転職・就職活動の一環として面接を受ける際、採用担当者から名刺を渡されることがあるでしょう。面接では選考時の連絡をスムーズにする目的で名刺が渡されるため、自分の名刺は差し出さなくても良いとされています。

    ただし、ときには担当者から求められることもあるため、万が一に備えて名刺を作っておくと安心です。前職の名刺を渡すことはマナー違反となるため、たとえ手元にあっても使用は避けましょう。

名刺をもらうだけ・持っていないときの対処法

  • ビジネスシーンなどにおいて、名刺を持ち合わせていないときは、適切な対処やアフターフォローが必要です。ここからは、相手から名刺をもらうだけで終わるときの対処法を解説します。

  • 名刺入れから顔を覗かせる名刺
  • 事情を説明する

    まずは、事情を説明しましょう。「名刺を忘れた」「切らしている」といったミスが原因であれば、自分の名刺を持っていない理由を説明し、謝罪することが大切です。

    単に謝るだけではなく、アフターフォローについても言及できると相手に安心してもらえるでしょう。

  • 自己紹介する

    名刺をもらうだけの場合であっても、口頭での自己紹介は必要です。身分を明かさずに話すことは失礼にあたるため、氏名だけではなく、会社名や役職についてもしっかり伝えておきましょう。相手に悪い印象を与えないよう、姿勢や目線にも注意しながら自己紹介してください。

  • 名刺を受け取る

    普段と同じく、相手の名刺はきちんと両手で受け取りましょう。受け取る際は「頂戴いたします」などと、一言添えることも大切です。

    名刺に記載されている氏名や会社名の読み方がわからないときは、ここで確認しておくとスムーズです。

  • 必要に応じてアフターフォローを行なう

    自分の名刺を渡せないときにアフターフォローができると、イメージダウンを防ぎつつ、丁寧な印象を抱いてもらえるでしょう。

    名刺の用意ができたら、お詫び状を添えたうえで速やかに郵送して対応します。相手が自分より上の役職でなければ、名刺データをメール送付しても構いません。相手の会社が近ければ、直接名刺を届けに行ってもよいでしょう。

    すぐに連絡を取る必要がある相手には、先に電話番号やメールアドレスを書いたメモを渡しておくと安心です。「名刺は次回会うときで構わない」と言われたときは、一言お詫びを伝えたうえでその言葉に従いましょう。

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まとめ

名刺はビジネスシーンに欠かせないアイテムですが、何らかの事情で自分の名刺を渡せない場面が出てくることもあります。この場合、名刺をもらうだけで終わらせるのではなく、名刺を渡せない事情と謝罪を伝えたうえで、必要に応じてアフターフォローをすることが肝心です。

一部の職業やシチュエーションによっては、名刺をもらうだけで問題ないケースもあるでしょう。しかし、名刺は情報伝達やコミュニケーションに役立つため、いざというときに備えて作っておくことをおすすめします。

名刺を作成するときは、ぜひデザイン名刺.netにご相談ください。



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