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退職時に名刺はどうする?受け取った名刺の処理方法や注意点を解説

  • 更新日:

    退職時には今まで受け取った名刺は返すべきかと悩む人も多いでしょう。

    また、名刺を返さない場合にはどうなるのか、気になるかたもいることでしょう。

    そこで、この記事ではこれまで受け取った名刺を退職時にどうするのか、処理方法や注意点をご紹介します。

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名刺は会社に返還すべき

在職中に受け取った名刺をたくさん管理している人も多いでしょう。

退職時にそれらをどうしたらいいのかですが、これまで受け取った名刺は、仕事を通してもらったものです。

ですので、制服や名札、社章などと同じように退職時には会社に返す必要があります。

また、自分の名前の入った名刺ももちろん返すことが大切です。

自分の名刺も、これまで交換した名刺も、会社の所有物となることを知っておいてください。

名刺は会社の所有物となり、退職時に勝手に持って帰ることはマナー違反です。

例えば、退職時に名刺を持ち帰って、在職時お世話になった取引先担当者へお礼状を出したいと考えている方もいるでしょう。

同業他社へ転職する場合や、新しく起業をする場合などに、受け取った名刺を活用したいと思うかもしれません。

しかし、それらは本来、マナー違反となります。

お礼状を書く際なども、上司に許可を得てその旨を伝えて連絡先などを書き写させてもらうのがおすすめです。

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退職時の名刺の返還方法とは

名刺は退職時に、自分の名刺とこれまで受け取った名刺をまとめて返還します。

その時、名刺ファイルや名刺ホルダーにきちんと整理した名刺を渡すようにすると会社側も助かります。

次に具体的な返還方法や、処分を依頼された場合の方法について解説します。注意点もありますので、参考にしてください。

  • 名刺の退職時の返還方法や処分方法の注意点

    名刺は、会社の所有物になるということをご紹介しました。名刺の返還が求められる大切な意味としては、名刺には多くの個人情報が入っていることが挙げられます。

    また、それらの個人情報は業務上得られたものであるため、勝手に使うことはできないことが注意点です。

    名刺には個人情報がたくさんあることに注意

    名刺には、会社名や部署、役職、氏名、連絡先の住所、電話番号、メールアドレスなどが掲載されていて、中には顔写真が付いていることもあります。

    これらは個人情報になりますので、充分処分に気を付けてください。普通の紙ごみのように扱って、捨てることはできません。

    シュレッダーにかけたり、細かく切り刻んだりする必要があります。

    名刺は退職時に捨てていい?上司に相談することが大事

    また、名刺は退職時に捨てていいのかどうかも気になります。会社の所有物ですので、独断で勝手に捨てることはできません。

    上司にまず相談するのがおすすめです。自分の名刺についても一度聞くようにしてください。

    「自分の名刺の処分は、どうしたらいいでしょうか。これまで交換した名刺は、どうしたらいいでしょうか」と上司にまず聞くことが大切です。

    会社側が提示する退職時の名刺の処理方法としては、次のような処理方法が挙げられます。

    • 自分の名刺はシュレッダーなどで廃棄するよう依頼される
    • 交換した名刺は上司が一旦預かると言われる
    • 交換した名刺は必要があれば後任へ渡される
    • 全部名刺を処分するように言われ、自分でシュレッダーにかけるように言われる
    • 大量の場合などは外部業者に個人情報の処分を依頼するように言われる(その場合は「廃棄証明書」をもらうようにする)

    業務上知り得た名刺情報の勝手な利用はマナー違反!裁判になった例も

    ここまで、名刺は会社の所有物ということをご紹介しましたが、退職後も名刺を活用して営業活動をしたことで、会社から損害賠償を求められたケースもあります。

    名刺を利用して、退職後も交換した相手にコンタクトを取ったり、営業活動をしたりすることは、「会社の情報を使って会社への損害を及ぼした」と捉えられてしまう可能性があります。十分な注意が必要です。

    トラブルになることもあるため、返却しておくのがいい方法です。

名刺の情報は電子データにして返還する方法も

また、これまで交換した名刺情報を電子データにして日頃から管理しておくのもおすすめです。紙の名刺はデータに保存する都度、廃棄しておくことが可能です。

そうすることで、退職時は電子データが会社に残り、紙の名刺の返還も気にする必要がなくなるでしょう。

もし、これまで紙の名刺で保存している場合も、電子データにして返還するといいでしょう。

  • 電子データ化することで退職者が名刺情報にアクセスできなくなる

    名刺情報を電子データにすることで、退職したらそのデータにアクセスできなくなっておすすめです。名刺の情報を退職後も利用したというトラブルもなくなります。

    在職している間はアクセスできますが、退職を機に一切利用できない環境に自動的になります。名刺の処理方法について、お互いに確認を取る必要もなくなって安心です。

    名刺所有者の引き継ぎも簡単

    また、名刺データをクラウド化しておけば、会社のいろいろな人が見ることができて、自分が退職した後も、有効に使えます。

    誰に引き継げばいいのかわからない時も、データ化していれば、社内の利用したい人が使えるようになっておすすめです。名刺情報の引き継ぎも、データを見てもらえばいいだけですので簡単で効率的です。

    もともと、交換した名刺情報は会社のものですので、多くの人で共有できるいい方法と言えます。

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まとめ

退職時の名刺の処理方法や注意点について解説しました。名刺は会社の所有物であることや、個人情報がたくさんであるため、退職時に慎重に扱う必要があります。

上司に相談して処理をするのがおすすめです。多くの場合は、返還することが多くなりますので、それまでの管理もしっかりしておくのがいい方法です。

名刺の処理方法と注意点については次のことを知っておいてください。

  • 交換した名刺は会社の所有物扱いになる
  • 交換した名刺は退職時には会社に返還する必要がある
  • 名刺は個人情報のため処分する際はシュレッダーが外部委託して廃棄証明書をもらう
  • 退職後に名刺を勝手に活用するとマナー違反
  • 交換した名刺をデータ化しておくと便利

名刺は、業務上で交換した大事なものであることを意識して、退職時も上司に相談しながら、きちんとした処理をするようにしてみるといいでしょう。



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