名刺の捨て方について注意点や方法を解説

更新日: 2023-11-15

「退職したので自分の名刺を捨てたい」「相手の名刺が不要になったので処分したい」という時があります。

名刺は個人情報となりますので、捨て方にも細心の注意が必要です。

特に大量の名刺の場合には工夫が必要のため、詳しく解説していきます。

名刺を捨てるタイミングは

自分の名刺を捨てる際は、退職時や異動時などの場合が多いでしょう。

また、他人の名刺を捨てる際は、必要がなくなった場合が多く、仕事上での関係がなくなったり、名刺の情報が古くなったり、相手が異動したり、退職したりした時などです。

いつ誰からもらったのか覚えていない名刺、今後関わりがないような名刺などを整理し捨てるのもいい方法と言えます。

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名刺の捨て方は会社で統一すべき？

名刺は個人情報になりますので、会社全体で捨て方を統一しておくのがよいでしょう。

ある社員が無造作に名刺を捨てたために個人情報が流れ、悪用される危険性もあります。

会社全体で統一した捨て方のルールを設けておくべきです。

実は会社で捨てられなくて困る人が多い名刺

また、会社で捨てられなくて困っているものとして名刺を挙げる人も多く、実は多くの人が処分に困っているものでもあります。

名刺は一定期間だけでも結構な枚数が貯まっていくものです。

会社として名刺の捨て方を決める例

多くの人が困っている名刺の処理方法です。

会社全体で名刺の捨て方を次のように決めることも可能です。
- 個人でシュレッダーに必ずかける
- 社内の誰かがまとめてシュレッダーにかける
- 捨てる名刺がある都度、廃棄業者に依頼して回収してもらう
- 専用の廃棄ボックスなどを設置して入れておき、定期的に廃棄業者に回収してもらう
これらの様々な方法から、処分の方法を統一しておくといいでしょう。

また、まとめて捨てる場合、シュレッダーにかけるものや廃棄ボックスに入れておく名刺があまり貯まりすぎないようにすることも必要です。

個人情報が長く放置されていないように気を付けてください。

名刺の廃棄ボックスを設置する場合は誰かが責任を持って管理することが重要です。

名刺の捨て方の注意点

次のような注意点を社員全員が共通理解しておくことが必要です。
- 個人情報が多く掲載されているため、十分に注意し処分する
- 頂いた相手に失礼とならないような捨て方をする
- 後でその名刺が必要になった時のことを考えた上で処分する
- 勝手に捨てず、会社として必要かどうかなど上司に確認する
- 大量の場合には効率的かつ安全に処分する方法を検討する

名刺の捨て方の注意点

5つの注意点について解説しますので参考にしてください。

関係者に注意喚起するとよいでしょう。

個人情報を守る安全な捨て方

名刺は重要な個人情報が掲載されていますので、どんなに少量でもシュレッダーにかけて処分してください。

ハサミで切ったりすると、氏名や電話番号、その他の情報を復元して読み取られてしまうことがあります。

袋に入れて捨てたとしても中身が見えてしまう可能性があります。

細かく裁断するため、シュレッダーにかけるのが最もよい方法と言えます。

相手に失礼のない捨て方

「名刺を捨てていた」「処分した」ということが相手に知られた場合は失礼にあたります。

頂いた相手にわからないように処分することも大事です。

廃棄ボックスなどに捨てる場合は人目に付かないように捨ててください。

後で必要になっても大丈夫な捨て方

また、後でその名刺が必要になり困ったということがないように、捨てる前にスキャンしたり、電子データ化しておくのもいい方法です。

電子化サービスを利用する方法もありますので、必要に応じて活用するといいでしょう。

会社の了解を得た上で捨てる

自分の名刺を捨てる場合も、頂いた名刺を捨てる場合も、会社の了解を得た上で捨てるようにしましょう。

自分の名刺を退職や異動などで名刺を処分する場合にも、一言言って処分するといいでしょう。

特に相手の名刺、顧客の名刺などを捨てる場合には注意してください。

会社の情報として必要な場合もありますので、独断で処分しないことが大切です。

大量に名刺を処分する場合の捨て方

大量に名刺を処分する場合は、シュレッダーで処理するのは大変です。

廃棄業者に依頼する方法もありますので、利用を検討してみましょう。

但し、利用の際は「廃棄証明書」をもらい、個人情報をきちんと処分した証明書をもらっておくことが必要です。

個人情報流出の事故などが起きないように十分注意しましょう。