知っておきたい名刺の捨て方
営業や打ち合わせで他社の人と会うたびにたまっていく名刺。最初のうちは増えるのが嬉しかった名刺も、何年も社会人を続けていると、相当な量がたまって管理するのが大変、という人も多いのではないでしょうか。
最近では名刺管理アプリなどもあり、受け取った名刺を紙のまま保管する必要がないケースも増えてきています。いらなくなった名刺は、どのように破棄すればよいのでしょうか。そこで今回は、名刺を捨てるタイミングや捨て方などについて解説します。
名刺はいつ捨てるべき？
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もらった名刺をいつ捨てるべきかは、業務や業種、シーンによっても異なるため、これといった正解があるわけではありませんが、一般的には「連絡を取らなくなって1年経過した時」がタイミングの目安とされています。1年経過しても取っておきたい名刺があると悩ましいところですが、たまっていく名刺を整理するためには、一定のルールを決めることも大切です。
名刺を捨てる際のルールにおける主なポイントとして、以下のようなケースが挙げられます。
一定期間連絡を取っていない名刺
「1年」「2年」など期間を決め、その期間内にまったく連絡を取ることのなかった名刺は捨ててしまってもよいでしょう。
また、期間内であっても「2度と連絡を取る予定はない」と言い切れる名刺であれば、いつまでも取っておかずに思い切って捨ててしまった方がすっきりします。無用な名刺に紛れて大切な名刺が埋もれてしまう方が、機会損失となる場合もあるでしょう。
情報が古くなった名刺
異動や栄転などで、部署や肩書きが変わり、すでに新しい名刺を受け取っている場合は、以前のものは破棄しましょう。名刺の相手が会社を退職している場合なども、新しい担当者の名刺をもらっている場合は捨ててしまってよいでしょう。
最新の情報が記載されていない名刺は、役職や部署の連絡先を間違える原因となるなど、取っておいた方が紛らわしい場合も多いものです。
バックアップ済みの名刺
名刺管理専用アプリやツールなどを利用して、名刺に記載されている連絡先のバックアップを取っているなら、紙の名刺は捨てても構いません。
近年では働き方改革の影響により、ペーパーレス化や情報共有なども推奨されています。デスクの引き出しが名刺ファイルで占領されているような場合には、一部の重要な名刺を除き、アプリやツールによるバックアップを検討してみることをおすすめします。
名刺の正しい捨て方
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名刺を破棄することが決まったら、名刺の正しい捨て方についても確認しておきましょう。
名刺には所属する会社名や肩書き、相手のフルネームや連絡先などの個人情報が書かれています。個人情報保護の観点から、名刺をそのままの状態でゴミ箱に捨てるのはおすすめしません。捨てる際は必ずシュレッダーにかけるか、重要書類の廃棄を専門に扱う業者などへ依頼するとよいでしょう。名刺の破棄方法について、会社によっては社内規定を設けている場合があります。規定に反する捨て方をしていないかどうか、一度確認してから実行するようにしましょう。
特に社内規定がなく、シュレッダーがなかったり、廃棄業者にも頼めなかったりする場合には、情報がわからないようにハサミで細かく切ってから捨てるようにします。
名刺管理アプリを利用するのも手
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どうしても名刺の破棄が進まない場合は、名刺管理アプリを利用するのも1つの方法です。ひと昔前までの名刺管理ソフトでは、1枚1枚の情報を取り込むのに多くの時間がかかったり、すべての情報が取り込めずに手入力する必要があったりなど、管理ソフトを使いこなすまでに手間がかかるケースもありました。
しかし、近年では複数枚を1度で画像処理することが可能なアプリや、オペレーターが情報補正のサポートをおこなってくれるサービスなども出てきています。
1度データとして残した名刺なら思い切って捨てることができるうえ、出張や在宅勤務などの際、重たい名刺入れを移動させたり、膨大な名刺の中から必要なものを手作業でピックアップしたりする手間も省けます。また、自分の名刺を登録してビジネスSNSでつながり、転職や異動といった情報も随時書き換えることでアップデートと周知が容易に可能なサービスなどもあります。基本的な機能なら無料で使えるアプリもあるため、1度試してみてもよいでしょう。
名刺の捨て方を確認して、たまった名刺を整理しましょう
社会人として長く勤めているとたまってくる名刺は、古い情報が載っているものや今後連絡を取る機会のないものなどについては、思い切って捨ててしまうことをおすすめします。いらない名刺を整理する手助けとして、名刺管理アプリなども利用しつつ、名刺は個人情報のため破棄方法にも注意しながら、たまった名刺を整理しましょう。
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