業績アップ！おすすめの名刺保管方法を紹介

社会人として働くようになると、商談やセミナーで誰かと名刺交換をする機会が少なからずあります。しかし、名刺を受け取った後、どのように保管すればいいのかわからず、そのまま引き出しに入れっぱなしという方も意外と多いようです。

しかし、名刺を乱雑に保管すると、必要な時にすぐ見つけられず、仕事をスムーズに進められないといった事態も起こります。さらに、大事なお客様の名刺を受け取ったまま放置してしまい、気がつかないうちに大きなビジネスチャンスを逃していた……なんてことがあれば、業績にも影響が出てしまうでしょう。

そこで今回は、名刺を丁寧に保管すべき目的をおさらいし、正しく管理するための方法について詳しく解説します。名刺の整理が苦手な方や、初めて自分の名刺を持った新入社員の方は、ぜひチェックしてみてください。

名刺を整理して保管する目的

名刺は、企業の発展に関わる大切なビジネスツールです。そのため、交換した名刺はきちんと整理して保管する必要があります。名刺保管の目的として、特に重要なポイントは以下の3点です。
- 営業成績向上につながる
- 有望な顧客育成に役立つ
- 業務上、力になってくれそうな人脈を確保しやすくなる

名刺を正しく保管できている人は、優れた営業成績を出しているケースが多い、とも言われます。正しく保管をして必要な名刺をすぐ取り出せれば、人のつながりやキーマンを把握しやすくなり、ビジネスチャンスを広げやすくなるでしょう。

さらに、新たな商品やサービスを販売する際、興味を示してくれそうな取引先をスムーズに見つけられるため、有望な顧客を育てる「リードナーチャリング」を実現できます。結果として集客率や売上が伸びやすくなるので、最終的に得られる利益もアップするかもしれません。また、協力会社を探す際も、きちんと名刺が整理されていれば、どの会社に依頼するべきか検討しやすくなるでしょう。

名刺の価値は、受け取ったあなた自身の扱い方によって大きく変わります。正しい保管をして名刺という資産を最大限に活用しましょう。

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【名刺の保管方法】アナログで整理する方法

名刺保管の目的がわかったところで、次はおすすめの保管方法を紹介します。アナログでの整理は昔ながらの方法ですが、コストが低く済むため、予算が限られている、名刺交換の機会が少ない、といった方におすすめです。

ボックス

名刺ボックス（名刺ケース）と呼ばれる専用の収納箱を使えば、500枚～1,000枚ほどの名刺をコンパクトに保管することが可能です。さらに、仕切りを使ってカテゴリ分けができるほか、五十音順のインデックスが付いていることも多いので、たくさん名刺があっても必要な分を取り出しやすくなっています。
ファイル

名刺保管用のファイル（フォルダー）は、製品によってサイズやファイリング形式が多少異なりますが、基本的に性質は同じです。1つのページに数枚の名刺をまとめて保管できるので、一覧で見ることができます。また、インデックスを活用すれば、五十音順や時系列順にファイリングすることも可能です。
ノート

ビジネスノートや大学ノートを購入して、セロハンテープなど使い、名刺を直接ページに貼り付けるという方法もあります。ノートは安く簡単に手に入れられるため、手軽かつコストを抑えた方法が良い、という方におすすめです。また、名刺に関するメモ書きを残すこともできて便利です。ただし、名刺の貼り方によっては裏面を確認できなくなるため、注意しましょう。

【名刺の保管方法】デジタルで整理する方法

近年は名刺情報をデジタルデータに変えて保管する人も増えています。検索性が高く、スペースをとらないといったメリットが得られるため、こちらも要チェックです。

名刺スキャナー

名刺に対応したスキャナーを使えば、名刺情報をそのままデジタルデータに変えることができます。スキャン後は名刺本体を破棄できるため、スペースをとらずに大量の名刺データを保管可能です。また、名刺データにはそれぞれ名前を付けて保存できるため、アナログ保管に比べて検索性にも優れています。
スマートフォン

スマートフォンで名刺を撮影した後、その画像を名刺データとして保管することも可能です。クラウドサービスを活用すれば、外出先でも名刺データを作成したり、確認したりすることができます。また、昨今では名刺管理アプリを活用する人も増えています。これらのツールを上手に活用できれば、手間なく名刺を管理できるでしょう。
エクセル

業界・業種を問わず広く用いられているエクセルは、名刺保管にも使えます。会社名、氏名、電話番号、メールアドレスなど、項目を分けて管理できる点や、他の社員とも共有しやすい点は、エクセルの強みと言えるでしょう。ただし、手入力のためやや時間がかかる、入力ミスが起こりやすい、といったデメリットもあります。また、画像を取り込むには不向きなため、紙の名刺は破棄せず残しておいたほうが無難です。