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名刺の注文方法

最適な名刺保管で業績アップを目指す!おすすめの保管方法を紹介

社会人として働くようになると、商談やセミナーで誰かと名刺交換をする機会が少なからずあります。しかし、名刺を受け取った後、どのように保管すればいいのかわからず、そのまま引き出しに入れっぱなしという方も意外と多いようです。

しかし、名刺を乱雑に保管すると、必要な時にすぐ見つけられず、仕事をスムーズに進められないといった事態も起こります。さらに、大事なお客様の名刺を受け取ったまま放置してしまい、気がつかないうちに大きなビジネスチャンスを逃していた……なんてことがあれば、業績にも影響が出てしまうでしょう。

そこで今回は、名刺を丁寧に保管すべき目的をおさらいし、正しく管理するための方法について詳しく解説します。名刺の整理が苦手な方や、初めて自分の名刺を持った新入社員の方は、ぜひチェックしてみてください。

名刺を整理して保管する目的

  • 名刺は、企業の発展に関わる大切なビジネスツールです。そのため、交換した名刺はきちんと整理して保管する必要があります。名刺保管の目的として、特に重要なポイントは以下の3点です。

    • 営業成績向上につながる
    • 有望な顧客育成に役立つ
    • 業務上、力になってくれそうな人脈を確保しやすくなる
  • 名刺交換シーン

名刺を正しく保管できている人は、優れた営業成績を出しているケースが多い、とも言われます。正しく保管をして必要な名刺をすぐ取り出せれば、人のつながりやキーマンを把握しやすくなり、ビジネスチャンスを広げやすくなるでしょう。

さらに、新たな商品やサービスを販売する際、興味を示してくれそうな取引先をスムーズに見つけられるため、有望な顧客を育てる「リードナーチャリング」を実現できます。結果として集客率や売上が伸びやすくなるので、最終的に得られる利益もアップするかもしれません。また、協力会社を探す際も、きちんと名刺が整理されていれば、どの会社に依頼するべきか検討しやすくなるでしょう。

名刺の価値は、受け取ったあなた自身の扱い方によって大きく変わります。正しい保管をして名刺という資産を最大限に活用しましょう。

【名刺の保管方法】アナログで整理する方法

  • 名刺保管の目的がわかったところで、次はおすすめの保管方法を紹介します。アナログでの整理は昔ながらの方法ですが、コストが低く済むため、予算が限られている、名刺交換の機会が少ない、といった方におすすめです。

  • 名刺交換シーン
  • ボックス

    名刺ボックス(名刺ケース)と呼ばれる専用の収納箱を使えば、500枚~1,000枚ほどの名刺をコンパクトに保管することが可能です。さらに、仕切りを使ってカテゴリ分けができるほか、五十音順のインデックスが付いていることも多いので、たくさん名刺があっても必要な分を取り出しやすくなっています。

  • ファイル

    名刺保管用のファイル(フォルダー)は、製品によってサイズやファイリング形式が多少異なりますが、基本的に性質は同じです。1つのページに数枚の名刺をまとめて保管できるので、一覧で見ることができます。また、インデックスを活用すれば、五十音順や時系列順にファイリングすることも可能です。

  • ノート

    ビジネスノートや大学ノートを購入して、セロハンテープなど使い、名刺を直接ページに貼り付けるという方法もあります。ノートは安く簡単に手に入れられるため、手軽かつコストを抑えた方法が良い、という方におすすめです。また、名刺に関するメモ書きを残すこともできて便利です。ただし、名刺の貼り方によっては裏面を確認できなくなるため、注意しましょう。

【名刺の保管方法】デジタルで整理する方法

  • 近年は名刺情報をデジタルデータに変えて保管する人も増えています。検索性が高く、スペースをとらないといったメリットが得られるため、こちらも要チェックです。

  • 名刺交換シーン
  • 名刺スキャナー

    名刺に対応したスキャナーを使えば、名刺情報をそのままデジタルデータに変えることができます。スキャン後は名刺本体を破棄できるため、スペースをとらずに大量の名刺データを保管可能です。また、名刺データにはそれぞれ名前を付けて保存できるため、アナログ保管に比べて検索性にも優れています。

  • スマートフォン

    スマートフォンで名刺を撮影した後、その画像を名刺データとして保管することも可能です。クラウドサービスを活用すれば、外出先でも名刺データを作成したり、確認したりすることができます。また、昨今では名刺管理アプリを活用する人も増えています。これらのツールを上手に活用できれば、手間なく名刺を管理できるでしょう。

  • エクセル

    業界・業種を問わず広く用いられているエクセルは、名刺保管にも使えます。会社名、氏名、電話番号、メールアドレスなど、項目を分けて管理できる点や、他の社員とも共有しやすい点は、エクセルの強みと言えるでしょう。ただし、手入力のためやや時間がかかる、入力ミスが起こりやすい、といったデメリットもあります。また、画像を取り込むには不向きなため、紙の名刺は破棄せず残しておいたほうが無難です。

効果的な名刺保管で業績アップを目指しましょう!

社会人として会社にしっかり貢献したいなら、名刺を正しく保管することが非常に重要です。名刺を正しく管理していれば、交換した相手がどんな人だったか、何を話したか、などの周辺情報も思い出しやすくなり、仕事がよりスムーズに進みます。

名刺はビジネスチャンスや人脈を広げるための大切な情報が詰まったツールであり、適切に保管しているかどうかで、業績に差が出ることもあります。ぜひ、この機に保管方法について検討してみてはいかがでしょうか。



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