プライベート名刺の管理方法は？管理方法やアプリの選び方もご紹介

更新日: 2023-01-13

名刺と聞くとどうしてもビジネスシーンで使用されるものというイメージがあります。

しかしながら、現在ではプライベート名刺を作成して受け渡しをおこなっている方も多くいらっしゃいます。

そのため、ビジネス用の名刺とプライベート用の名刺を区別して管理したいという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

名刺管理を怠ってしまうとせっかく頂いた名刺が無駄になるだけではなく、連絡したいときに探せないなどのデメリットが生まれてしまいます。

そこで今回は、プライベート名刺のおすすめの管理方法や名刺管理に便利なアプリの選び方についてご紹介していきます。

プライベート名刺の管理方法

プライベート名刺の管理方法は大きく分けてアナログでおこなう方法とアプリ等を利用してデジタルでおこなう方法の2つがあります。

アナログでもデジタルでもそれぞれにメリットとデメリットがあります。

ここではアナログとデジタルのメリットとデメリットについてご紹介します。

アナログ管理のメリット

アナログでプライベート名刺を管理するメリットは何よりもコストがかからないということです。

多くの名刺管理アプリは月額サブスクリプション型であり、使用している期間は少なからずのコストが必要です。

しかしアナログで名刺管理をおこなえばそうしたコストは必要ありません。

何よりデジタルで名刺を管理するためには頂いた紙の名刺を一度データ化する必要があるため、手間もかかってしまいます。

コストや手間をかけずに手軽に名刺管理ができるのがアナログ管理の最大のメリットです。

アナログ管理のデメリット

アナログで名刺管理をするデメリットは名刺の枚数が増えてしまうと探すのが大変になってしまうことです。

あまりたくさんの名刺のやり取りをしないという方は当てはまらないかもしれませんが、たくさん名刺をもらう方の場合にはアナログで名刺を管理するには限界があるでしょう。

ある程度名刺の枚数が溜まってきた段階でコストや手間は必要になりますが、デジタルで名刺を管理する方法に移行する方も多くいらっしゃいます。

デジタル管理のメリット

デジタルで名刺を管理するメリットは大きく下記の3つが挙げられます。
- 保管場所が不要
- 簡単に名刺を探しやすい
- どこからでも名刺を検索できる
保管場所が不要

アプリ上で名刺を管理する場合には名刺ホルダーやファイルなどをしまっておく物理的な場所が必要なくなります。

物理的な保管場所がないので、部屋や本棚などがすっきりした状態を保てます。

簡単に名刺を探しやすい

デジタル管理の良いところは、名刺が多くなった時に探しやすいことです。

アプリ上の名刺にインデックスを付けることによって五十音順や都道府県別など自由に検索することが可能なので、いざ名刺を確認したいときには非常に便利です。

どこからでも名刺を検索できる

デジタルで名刺管理するメリットは、どこでも確認できることです。

利用するアプリがクラウド型の場合には場所を問わずインターネットに接続できる環境であればどこからでも名刺を検索することができます。

デジタル管理のデメリット

デジタルで名刺を管理するデメリットは手間とコストが必要になることです。

頂いた名刺をデジタルで管理するため、名刺をスキャンするなどして一度データにする手間が発生します。

また、名刺管理アプリ等を利用するためには少なからず利用料が必要です。

こうした手間やコストが必要になる点がデジタルで名刺管理をおこなう最大のデメリットといえるでしょう。

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名刺管理は専用アプリで簡単に

ここまではアナログとデジタルそれぞれで名刺を管理するメリットとデメリットをご紹介してきました。

たくさんの名刺をやり取りされる方の場合には、手間やコストが必要であるというデメリットを考慮してもデジタルで名刺を管理するメリットを最大限に受けることができるでしょう。

名刺管理アプリを選ぶ際にはもちろんコストが必要になるので、予算と相談しながら決めていくことになります。

しかしながら機能面でも利用する前に確認しておかないと十分にデジタルで名刺管理をするメリットを受けられない可能性もあります。

ここではそんなたくさんある名刺管理アプリの選び方のポイントを詳しく解説していきます。

登録できる名刺数の制限

何よりも気を付けておきたいのが、どれだけの枚数を登録できるのかという点です。名刺管理アプリの中には無料版が提供されているものもあります。

しかしながら無料版には機能が制限されているだけではなく、アプリによっては登録できる名刺数の上限を設けていることもあります。

各社ごとに名刺数の制限は異なりますので、自分がどれくらいの名刺を登録する可能性があるのかをしっかりと把握したうえで名刺管理アプリを選ぶようにしてください。

名刺の取込方法

アプリで名刺を管理するためには頂いた紙の名刺をデータ化する必要があります。

名刺管理アプリでは「OCR自動入力」と「オペレーター入力」の2つの方法があります。

OCR自動入力とはスマホなどで名刺をスキャンするだけで簡単に名刺の情報を登録することができます。

反対にオペレーター入力とは利用者が名刺の情報を手入力していく方法です。

近年ではOCR自動入力に対応しているアプリは増加傾向にありますが、まだまだオペレーター手入力を採用しているアプリもあります。

枚数が増えてしまうと手入力をするのも時間がかかり大変ですので、名刺管理アプリに登録する枚数に応じて名刺の取込方法は確認してください。

他のアプリとの連携

名刺管理アプリにはさまざまなアプリやシステムと連携できるものもあります。

特にCRMなどの顧客管理システムを利用されている場合には名刺を一度取り込むだけでシステムに顧客情報を流用することができます。

加えて各種SNSと連携している名刺管理アプリもあり、名刺交換後に簡単にSNSでやり取りをすることができるようになります。

もし名刺管理だけではなく、より便利に名刺管理アプリを利用したい方はどのようなアプリやシステムと連携することができるのかは確認しておきましょう。

セキュリティー面

名刺管理においてセキュリティー対策がしっかりされているのかどうかというのはしっかりと確認したいポイントです。

たくさんの個人情報を一か所に集約することになるため、万全のセキュリティー対策は必要不可欠です。

名刺管理アプリによってはIPアドレスを利用して第三者がアクセスできないようにする機能が搭載されているものもあります。

名刺管理を楽にしたいといってデジタル管理を始めたのはいいものの、セキュリティー対策が甘く、データが流出してしまっては取り返しのつかないことになってしまいます。

必ず名刺管理アプリを選ぶ際にはセキュリティー対策が万全であるものを選ぶようにしましょう。