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会社訪問のビジネスマナー!6つのシーン別のポイントを解説

初めて会社訪問をするときは、誰でも緊張をするものです。しかし、新社会人や就職活動中の学生が会社訪問をする場合であっても、基本にのっとった正しいビジネスマナーが求められます。まずは、会社訪問の基本的なビジネスマナーについて理解をしておき、自信を持って当日を迎えましょう。

そこで今回は、会社訪問のビジネスマナーについて、シーン別にポイントを押さえながら詳しく解説していきます。

【会社訪問のビジネスマナー】事前準備

会社訪問をする場合は、事前の準備が欠かせません。特に打ち合わせをするのであれば、綿密な準備をしたうえで当日を迎えることが大切です。

資料や書類は当日になって焦って準備をすると、必要なものを忘れてしまうおそれがあります。資料・書類などについては前日までに必ず準備をしておき、内容にもしっかりと目を通しておきましょう。

また、商談で会社訪問をするのであれば、商談の流れをシミュレーションしておくことも欠かせません。例えば、「話をどのように展開していくか」「商談のゴールはどこか」などの点については、あらかじめ考えてから話を展開したほうがスムーズです。

加えて、事前準備の一つとして、交通アクセスなども確認しておくとよいでしょう。特に、訪れたことのないエリアにある会社を訪問するときには、道に迷って遅刻することのないよう気を付ける必要があります。

さらに、日時を確認するとともに、訪問の約束を思い出してもらうために、前日にリマインドメールを送ることも大切です。

【会社訪問のビジネスマナー】訪問時間

会社を訪問するときには、訪問時間を守ることが欠かせません。約束の時間に遅れるのは、社会人として大変失礼な行為です。しかし、約束より早すぎる時間に訪問するのも、実はマナー違反です。約束の時間を守らずに訪問してしまうと、相手のスケジュールが大きくずれてしまう可能性もあるため、時間厳守で行動しましょう。

会社訪問をする場合は、約束時間の10~15分前にはビルに到着し、身だしなみをチェックします。そして、5分前には受付まで行けるようにするのが理想的です。

【会社訪問のビジネスマナー】受付前にやるべきこと

どんなに寒い日でも、会社がある建物に入る前にコートは脱いでおくのがマナーです。マフラーや手袋をしている場合も、必ず外しておきましょう。また、携帯電話はマナーモードに設定して、商談中に失礼のないようにします。

そして、受付前には、化粧室で身だしなみの最終確認を行ないましょう。例えば、服装の乱れやメイクの乱れ、ヘアスタイルなどは、必ずチェックしておきたいポイントです。初対面の人の印象はわずか数秒間で決まるといわれているため、身だしなみをチェックして好印象を与えるようにしましょう。

【会社訪問のビジネスマナー】応接室での立ち居振る舞い

  • 応接室に通されたら、下座に座るのがマナーです。下座とは、入り口から近いところにある席のことです。ただし、場合によっては「奥の席におかけください」などと促されることもあります。このようなときには「失礼します」と添えて、指示されたとおり上座に座るようにしましょう。

    また、応接室で、自分が持ってきた鞄を椅子やテーブルに置くのはマナー違反です。鞄はソファの横や自分の足元など、床面に置くのが一般的であるため、応接室に空いている椅子があるからといって勝手に使わないように気を付けましょう。ただし、「隣の椅子をお使いください」と勧められたときには、椅子に鞄を置きましょう。

  • 商談中のビジネスマン

【会社訪問のビジネスマナー】名刺交換

予定よりも早く到着したとしても、できるビジネスパーソンは決して気を抜かず、以下のように時間を有効活用するでしょう。

    • 商談の流れ、戦略を頭の中で最終確認する
    • 話がまとまった場合の今後のスケジュール感を考える
    • ちょっとした雑談のネタとして、相手の会社の新着情報をチェックする

    名刺交換は、ビジネスパーソンにとって最重要のビジネスマナーです。スムーズな対応ができるよう、事前に知識を持っておきましょう。

    応接室に通されて担当の方が来たら、すぐに立ち上がって挨拶をします。
    「はじめまして、株式会社○○の○○○○と申します。本日はよろしくお願いいたします。」
    などと自己紹介をして、名刺交換に移ります。

    名刺交換では、受注側が先に差し出すのが一般的なマナーです。ビジネスの場においては、年齢や役職に関わらず、受注側が目下の存在となります。両手で名刺を差し出すときには、会社名と自分のフルネームを名乗り、軽くお辞儀をするとよいでしょう。

    また、複数対複数で名刺交換を行なう際は、名刺の受け渡しをする順番への配慮が必要になります。役職が高い人から順番に名刺交換をするのが一般的なマナーですが、名刺交換のやり方自体は1対1のときと同じです。

    名刺交換の詳しい方法は、以下の記事を参考にしましょう。

    参考記事:「できる人」の名刺交換術!基本マナー、上手なコミュニケーション例などを紹介

    参考記事: 名刺交換のマナーとは?イレギュラー時の対応方法もあわせて紹介

  • 名刺交換

【会社訪問のビジネスマナー】商談~退出

会社を訪問した際にお茶を出された場合は、飲むタイミングが悩みどころとなるのではないでしょうか。お茶をいただいたら、「ありがとうございます」「いただきます」と断ってから飲みましょう。ただし、商談の場合は話がひと段落ついたときや、相手が「どうぞ」と促したタイミングで飲みはじめることがポイントです。

また、話がまとまったら、訪問した側から話を切り上げるのが基本のマナーです。訪問先の担当者には、時間を作って会っていただいたことに対する感謝の気持ちを丁寧に伝えてから退出しましょう。コートなどの上着は、建物を出てから着用するようにしてください。

まとめ

会社訪問をする際の正しいビジネスマナーを把握しているかどうかは、その人の第一印象に大きく関わる問題です。そのため、ビジネスマナーを知らないままで会社を訪問してしまうと、恥をかいたり、相手に不快な思いをさせたりするおそれがあると知っておきましょう。

特に、新社会人や就職活動中の学生が会社訪問をする場合は、基本的なビジネスマナーを理解しておくことがとても大切です。自信を持って明るく会社訪問をして、良好な信頼関係を築けるように努めましょう。



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