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名刺の注文方法

名刺交換のマナーとは?

ビジネスパーソンにとって名刺は単なる情報ではなく、自分と、所属する会社を伝える「顔」ともいえるでしょう。名刺交換のマナーを知っているかどうかで、相手に対する印象は大きく変わってくるので、ただ交換すればいいというものではありません。もし失敗してしまうと、次の仕事につながらなくなる可能性もあるため、名刺交換は想像以上に大切な行為なのです。

そこで、今回は名刺の役割を踏まえつつ、名刺交換で守るべきマナーや具体的な受け渡し手順、イレギュラー時の対応方法など解説していきます。相手に好印象を与えたいなら、名刺交換について今一度しっかり学んでおきましょう。

ビジネスにおける名刺の役割

  • スマートフォンやSNSが発展している現在、連絡先はインターネット上ですぐ交換できるようになりました。しかし、ビジネスにおいて初対面の人間同士が顔を合わせる場合、今でも紙の名刺交換がおこなわれています。

    ペーパーレス化の時代にも関わらず、なぜ紙の名刺交換がおこなわれているのかというと、名刺が「身分証明書」の役割を果たしてくれるからです。

    ビジネスにおける名刺では、一般的に氏名・会社名・所属部署・電話番号などが記載されています。名刺交換でこれらの情報を開示すれば、お互いに社会的信用が担保されるため、安心して重要な話ができるというわけです。仮に名刺交換をしなかった場合、どこの誰なのか証明できないため、信用してほしいといっても無理があります。

    さらに、名刺は一種のコミュニケーションツールなので、自分の顔と名前を覚えてもらう手段としても役立ちます。自己紹介に加えて会社紹介の役割も兼ねているため、自社の商品・サービスを認知させることも可能です。自社を知ってもらうことは、次のアクションを起こしてもらうきっかけにもなります。

    また、会社同士の交流は名刺交換から始まるため、今後の付き合いをスムーズにするためにも大切です。

  • 名刺交換シーン

名刺交換の前にまず気を付けたいマナー

  • 名刺交換を成功させたいなら、基本的なマナーをあらかじめ把握しておくことが大切です。そこで、特に注意するべき4つのポイントをまとめました。

  • 地図の入った名刺イメージ
  • 1.名刺交換は立っておこなうことが基本

    基本中の基本ですが、名刺交換は立った状態でおこないます。先に座って待っていた場合、相手が入室してきたら必ず立ち上がって出迎えてください。また、挨拶を終えたあとは名刺交換が控えているので、間違って座らないようにしましょう。

  • 2.名刺交換はテーブル越しにおこなわない

    会合場所にテーブルがある場合、名刺交換をテーブル越しにおこなわないよう注意しましょう。出迎える時点でテーブルを挟まないことを意識しつつ、自分から相手の側に移動してください。交換相手が複数いる場合、渡す順番も考慮しながら適切な位置に移動しましょう。

  • 3.財布やポケットから名刺を取り出すのはNG

    名刺は「名刺入れ」から取り出すのが原則です。財布やポケットから取り出すことはマナー違反なので、相手によってはネガティブな印象を与えてしまう可能性もあります。また、名刺入れは革製で落ち着いたデザインのものを選びましょう。

  • 4.受注側(お金をもらう方)から先に差し出す

    名刺交換では原則として、仕事を受注する側(お金をもらう方)が先に名刺を差し出します。役職や年齢を問わず、受注側は発注側より目下になることを覚えておきましょう。

名刺交換のマナー・受け渡しの方法

  • ここまでの内容を踏まえて、名刺交換における正しいマナー、および受け渡しの方法を解説していきます

  • 名刺について考えているイメージ

1対1の場合

名刺の受け渡しは1対1でおこないます。交換相手が一人でも複数でも、1対1での名刺交換が基準となるため、手順をしっかり把握しておきたいところです。

  • 1.すぐ取り出せるように名刺入れをあらかじめ準備

    名刺交換をスムーズに進めるためには、あらかじめ名刺入れを手元に置いておくことが大切です。すぐ名刺を取り出せるので、落ち着いて対応することができます。

    相手の人数がわかっている場合、先に人数分の名刺を取り出しておけば、よりスムーズに対応可能です。

  • 2.名刺交換は立っておこなうことが基本

    名刺を相手に差し出す際は、必ず両手で持って手渡すようにしましょう。この時、名刺の下に名刺入れを置くことがポイントです。

    また、名刺の文字に指がかからないよう、持ち方にも注意する必要があります。

  • 3.名刺を両手で差し出しながら会社名、自分の名を名乗る

    名刺交換では、何も言わず名刺を差し出すのはNGです。会社名と自分のフルネームを名乗った上で、軽くお辞儀をしてから差し出してください。

    また、名刺を自分の胸の高さで持つこと、相手から見て読みやすい向きで差し出すことも大切です。手元に意識を向けすぎないよう注意しつつ、相手の目を見ながら差し出すようにしましょう。

  • 4.名刺を受け取る

    名刺を受け取る際も、無言で対応してはいけません。「頂戴いたします」と一言添えて、必ず両手で受け取るようにしましょう。差し出す際と同じく、名刺の文字に指がかからないよう注意してください。

    名刺を受け取ったら、確認の意味も込めて「〇〇様ですね」と相手の名前を復唱します。特に名前の読み方がわからない場合、このタイミングで必ず確認するべきです。

複数対複数の場合

複数人同士で名刺交換をおこなう場合、受け渡しの順番が大切です。原則として役職が高い人から名刺交換を進めますが、差し出し方・受け取り方自体は1対1の時と変わりません。

例えば、自社と取引先の担当者・課長・部長がそれぞれ集まって、名刺交換をおこなうと仮定した場合、以下のような順番となります(自分は“担当者”とする)。

  1. 自社の部長×取引先の部長
  2. 自社の部長×取引先の課長、それに並行して自社の課長×取引先の部長
  3. 自社の部長×取引先の担当者、それに並行して自社の課長×取引先の課長、および自分×取引先の部長
  4. 自社の課長×取引先の担当者、それに並行して自分×取引先の課長
  5. 自分×取引先の担当者

このように同時並行で名刺交換をおこなうこともあるため、あらかじめ役職順に並んでおくとスムーズです。複数体複数のケースについては、以下のページでも詳しく解説しているので、こちらも合わせてご覧ください。
https://www.designmeishi.net/meishidatabase/exchange/

名刺交換後のマナー~気を付けるべきこととは?

名刺を受け取ったあと、すぐ名刺入れにしまったり、テーブルの上に置いたりしてはいけません。立ち上がっている間は、名刺入れの上に重ねるように持つのがマナーです。

挨拶や名刺交換が一通り終わって着席したあとも、名刺入れにしまうのはNGです。1対1の場合、自分から見て左側の位置に置いてください。この際、テーブル上に直接置くのではなく、名刺入れの上に置くことが大切です。

一方、交換相手が複数いる場合、相手が座っている席に合わせて名刺を置きましょう。役職が高い人の名刺を名刺入れの上に置いたら、残りはテーブル上に置いても構いません。これにより相手の顔と名前が一致するため、呼び間違いを防ぐことができます。

なお、テーブル上に書類を広げる時は、名刺の上に重ねないよう注意してください。スペースが足りない場合、相手に一言断ってから名刺入れにしまいましょう。

名刺交換したあとの管理方法

  • 効率的に仕事を進めたいなら、受け取った名刺を適切に管理することが大切です。また、名刺は「個人情報」に該当するため、取り扱いにも十分注意する必要があります。

  • 名刺について考えているイメージ
  • 1.名刺フォルダに入れる前にメモを入れる

    受け取った名刺は必要に応じてすぐ参照できるよう、名刺フォルダなどに入れて保管しましょう。この時、名刺の裏側や空きスペースに名刺交換の日付や話し合った内容、交換相手の特徴などをメモ書きで入れておくと、今後の仕事に役立ちます。

    時間が経過すればするほど記憶も薄れてしまうので、会合直後・帰社直後など早めのタイミングでメモをしておきたいところです。

    また、最近は名刺管理ソフトなどを使って、データで名刺を管理するケースも増えています。この場合も同じく、データ上にある名刺ごとにメモを入れておきましょう。

  • 2.不要になった名刺はシュレッダーへ

    どんな内容が記載されているかを問わず、紙の名刺をそのままゴミ箱に捨てるのはNGです。知らない人物に個人情報を悪用されたり、情報漏洩につながったりする可能性があります。

    不要になった名刺はシュレッダーで細かく裁断し、個人情報を特定できない状態にしてから廃棄しましょう。また、名刺のコピーを取っていた場合、それも原本とともに廃棄してください。

こんな時どうする?万一の場合に知っておきたい名刺交換マナー4選

何度も名刺交換をおこなっていると、想定外の事態が起こることもあります。そこで、イレギュラー時の対応方法やマナーを状況別にまとめました。

  • 1.名刺を忘れてしまった時

    そもそも名刺を忘れること自体マナー違反ですが、もし忘れてしまったら「ただいま名刺を切らしておりまして……」と伝えて謝罪しましょう。忘れたことを正直に伝えたり、慌てて取りに戻ったりしてはいけません。また、名刺を忘れたとしても、会社名や名前は必ず名乗ってください。

    話し合いが終わってオフィスに戻ったら、謝罪の手紙とともに名刺をすぐ郵送しましょう。

  • 2.相手が名刺を出さなかったら

    相手が名刺を出し忘れていたり、名刺交換のタイミングを逃してしまったりした場合、話の途中で催促してはいけません。一通り話が終わったあと、帰り支度をしている相手に「恐れ入りますが、お名刺を1枚頂いてもよろしいでしょうか?」と丁寧にお願いしましょう。

  • 3.目上の相手に先に名刺を差し出されてしまった時

    名刺は目下の人から差し出すのが原則ですが、先に目上の相手から差し出された時は例外です。相手をお待たせすることのないよう、「頂戴いたします」と一言伝えて先に受け取ってください。

    その後、準備が整ったら「申し遅れました」と言って、自分の名刺を差し出しましょう。

  • 4.名刺を同時に交換することになったら

    目上・目下の関係にとらわれて名刺交換が滞らないよう、最近は同時に交換するケースも増えています。同時交換の方法については、以下のとおりです。

    1. 自分の胸の高さで、名刺入れを下に置きながら両手で名刺を持つ。
    2. 右手を使って自分の名刺を差し出し、相手の名刺入れの上に置く。
    3. 2と同時に自分の名刺入れに置くように、左手で名刺を受け取る。
    4. 相手が左手でこちらの名刺を受け取ったら、相手の名刺に右手を添える。
    5. 相手の名刺を両手で持ちながら、自分の胸の前へと引き寄せる。

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名刺交換のマナーをしっかり守ることで、相手に好印象を与えられます。その際にデザイン性に優れた名刺を差し出せばより効果的です。

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