名刺交換後にお礼メールは必要？

ビジネスパーソンであれば、商談やセミナーなどで名刺を交換する機会は少なくないでしょう。せっかく名刺交換をするのですから、ただ名刺をもらって終わりにしてしまうのは非常にもったいないことです。

名刺交換をビジネスチャンスにつなげるためには、交換後にお礼のメールを送って自分のことを印象づけることが大切です。今回は、名刺交換にお礼メールを送る必要性と押さえておきたいマナーについて紹介します。

名刺交換後のお礼メールは必要？

そもそも、名刺交換をしたあとにわざわざお礼メールを送る必要はあるのでしょうか。

結論からいうと、名刺交換のお礼メールはマストではありません。しかし、ビジネスチャンスの拡大が期待できるため、できれば送っておいたほうがいいでしょう。

交流会や勉強会、企業への訪問など、一気に大人数と名刺交換するときは、たとえ直接挨拶したとしても「その他大勢の一人」として埋もれてしまいます。印象が薄いままだと、手元の名刺を見ても「誰だったかな？」と忘れられてしまうおそれもあります。

そこで、名刺交換のお礼メールを送ってフォローすれば、丁寧な印象を残せるだけではなく、将来的なビジネスチャンスにつながることもあります。名刺交換のお礼メールをする人は少ないため、礼儀正しく真面目な人、という印象を残せる点も大きなメリットです。

名刺交換のお礼メールを送るときのマナー

名刺交換のお例メールを送るときには、押さえておきたいマナーがあります。今後につながるメールにするためにも、以下の3つのポイントに気をつけましょう。

当日中に送る

名刺交換のお礼メールは、必ず当日中もしくは翌日までに送りましょう。一日に何十人もの人と名刺交換をした人の場合、数日も経てば一人ひとりの印象が薄れてしまうためです。記憶に新しいうちにメールを送ることで印象が上書きされ、何かあったときに思い出してもらいやすくなります。

時間が経ってからお礼するときは、「○月○日のセミナーで名刺を頂戴した、名刺太郎です。ご挨拶が遅れてしまい失礼いたしました。」と一言添えておくと安心です。
簡潔でわかりやすい内容にする

相手が忙しい場合、わざわざお礼のメールチェックに手間を取らせてはいけません。相手の手間を最小限にするためにも、件名や本文は読んですぐに「誰がどのような用で送ったのか」がわかるものにすることが大切です。

【例】
セミナーでの名刺交換のお礼／株式会社〇〇　名刺太郎

また、返信は不要である旨を本文に記載しておくと、相手に気を遣わせなくて済みます。
相手に興味を示していることが伝わるメールにする

より好印象を残してビジネスにつなげたいなら、メールの文面で相手に興味を示していることを伝えることも大切です。「趣味が釣りだと聞いて、私もやってみたくなりました」「本日お聞きした、貴社の〇〇の話が興味深かったです」など、当日のエピソードを盛り込めると効果的でしょう。

具体的なエピソードがあると名刺の名前と顔が一致しやすくなりますし、「話を覚えていてくれた」とうれしい気持ちになります。プライベートな内容であっても、名刺交換の際に談笑した程度の踏み込みすぎない内容であれば、メールに記載しても問題ありません。

名刺交換のあとに送るお礼メールの例文

上記のポイントを踏まえ、ここでは名刺交換のあとに送るお礼メールの例文を掲載します。

【名刺交換のお礼メール例文】商談・会社訪問の場合

件名：商談のお礼／株式会社〇〇　名刺太郎

本文：
〇〇株式会社
総務部
〇〇様

お世話になっております。
本日商談でお伺いいたしました、株式会社〇〇の名刺太郎でございます。
本日は名刺交換と商品説明のご機会をいただき、誠にありがとうございました。
ご多忙のなかお時間を割いてくださり、心よりお礼申し上げます。

ご紹介した製品についてわからないことがございましたら、
些細なことであってもご質問いただければと存じます。

本日は、お聞きした〇〇様のおすすめワインをさっそく買って帰ろうと思います。
素敵な情報をありがとうございました。

お忙しいことと存じますので、どうぞお返事はお気を遣われませんように。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

名刺太郎
【名刺交換のお礼メール例文】セミナーや交流会の場合

件名：セミナーでの名刺交換のお礼／株式会社〇〇　名刺太郎

本文：
〇〇株式会社
営業部
〇〇様

お世話になっております。
本日セミナーで名刺交換をさせていただきました、
株式会社〇〇の名刺太郎でございます。

本日は、貴社の事業内容や〇〇様のご趣味についてお話しいただき、
誠にありがとうございました。
私も元野球部だったので、昔のことが思い出されてとても楽しいひと時を過ごせました。

お時間があるときに、趣味や仕事について
さらに〇〇様を知るご機会をいただきければ幸に存じます。

ご返信はどうかお気遣いなさいませんようにお願い申し上げます。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

名刺太郎