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名刺の氏名のローマ字表記について

名刺交換の相手が複数いた場合の作法

企業訪問や打ち合わせなどでの名刺交換。ビジネスシーンではよく見かける光景ですが、複数の相手と名刺交換する場合、注意するべき作法やマナーなどはあるのでしょうか。

ここでは、複数で名刺交換する際の事前準備や渡し方、渡した後の扱い方やNG行為などについて解説しています。打ち合わせ直前でも素早く疑問を解決できるように、想定される疑問別にマナーを網羅していますので、複数での名刺交換に対する不安解消にお役立てください。

【交換前】人数分の名刺は事前に出しておくべき?

  • 明治時代のイメージ
  • 名刺交換をおこなう前の段階でまず気になるのが、「交換する相手の人数分だけ先に名刺を出してもよいのか」という点です。これについては、事前に人数分の名刺は出しておき、名刺入れの間に挟んでおくのがよいでしょう。

    1枚ずつ名刺入れから抜いて渡そうとすると時間がかかるうえに、焦って名刺を折り曲げてしまう可能性もあります。あらかじめ人数分の名刺を出しておけば、名刺を素早くスマートに取り出すことができます。また、名刺入れの間から1枚ずつ出せば丁寧な印象になり、名刺交換もスムーズです。

    事情によっては、名刺交換の段階で事前に準備した枚数よりも相手が増えるケースもあるかもしれません。万一の場合を想定して、ぴったり人数分よりも数枚余分に出しておくとよいでしょう。

【交換時】名刺が足りない!そんなときは?

余裕を持って名刺を用意してきたつもりでも、急な予定変更で得意先回りの件数が想定よりも増えたり、打ち合わせの人数が増えたりする場合もあります。できればそういったケースにも対処できるよう、持参する名刺は枚数に余裕を持っておくことが大切です。

それでも名刺が足りない場合は「名刺を切らしており申し訳ありません」とお詫びをしつつ、相手の名刺を受け取る際に社名と名前を告げるようにするとよいでしょう。
特に遠方へ出張する際は、想定外に名刺を交換する場面が増えると、会社へ取りに戻ることが難しくなります。その場ではお詫びして名刺を受け取るだけでも済みますが、その後に相手が社名や自分の名前などを確認できなくなるため、名刺切れはできるだけ避けたいものです。出張時は「ちょっと多いかな?」と思うくらい準備していくようにしましょう。

【交換時】渡す順番に決まりはある?

  • 複数名と名刺交換する場合、渡す際の順番にも気をつけたいものです。一般的には、役職順に名刺を渡すのがマナーとなります。 先方もこちらも複数いる場合は、双方の役職順についても考慮する必要があります。順番の目安として「自社の上司よりも他社の担当者(役職なし)の方が上」「訪問する側よりもされる側の方が上」「受注側よりも発注側が上」であることを覚えておくとよいでしょう。

    受注側が発注側へ訪問して「他社の上司」、「他社の担当者」、「自分の上司」、「自分」の4人で名刺交換する場合を例にとると

    1. 「他社の上司と自社の上司」
    2. 「他社の担当者と自社の上司」
    3. 「自分と他社の上司」
    4. 「自分と他社の担当者」

    の順で名刺交換することになります。

    逆に、自社が発注側で受注側の他社からの訪問を受けた際は

    1. 「他社の上司と自社の上司」
    2. 「自分と他社の上司」
    3. 「他社の担当者と自社の上司」
    4. 「自分と他社の担当者」

    の順となります。

    名刺交換中は順番がスムーズに進むよう、あらかじめ役職順に並ぶようにしておきましょう。また、名刺交換の際は「目下のものから先に差し出す」ことも大切です。
    相手が受け取るタイミングとこちらが受け取るタイミングは同時でも構いませんが、目上の相手側から先に名刺を出させることのないように、手早く差し出すようにするのがポイントです。
    逆にこちらが迎える場合は、相手が名刺を差し出すまで待つようにします。

  • 名刺交換の順番を待つ列

【交換時】前の人から受け取った名刺はどこにしまう?

1対1で名刺を交換する場合はシンプルですが、複数人で名刺交換する場合、先に受け取った相手の名刺の扱い方についても知っておきたいものです。

手順としては

  • 人数分の名刺を取り出し、名刺入れの間に挟みます。
  • 1枚取り出して名刺入れの一番下にまわして交換します。自分の名刺は下から出し、相手の名刺は名刺入れの上で受け取るようにしましょう。
  • 次に名刺を受け取るため、いただいた名刺は一時的に名刺入れの間に挟み、名刺入れの上で先方の名刺を重ねないようにしましょう。このとき、自分の名刺と混ざらないよう、一番上に挟みます。名刺は後で打ち合わせの際テーブルの上へ並べるため、挟んだまましまわないようにしましょう。
  • また1枚名刺を取り出し、名刺入れの下にまわします。

上記の動作を、人数分だけ繰り返していきます。一連の流れがスムーズにできるよう、自信がない場合は何度か練習しておくとよいかもしれません。

【交換後】名刺の並べ方にルールはある?

名刺交換が終わったら、いよいよ商談や打ち合わせに入ります。いただいた名刺は、このときに机上へ並べる形で使用します。基本的には、先方が座る場所に対応するように並べましょう。
また、このときにもっとも役職が高い相手の名刺は、名刺入れの上に置くようにします。名刺入れの上に置く名刺は1枚だけです。人数が多く役職の高さがあいまいな場合は、席順に対応する形で名刺を並べ、右下へ名刺入れだけを配置するとよいでしょう。

名刺交換時のNG行為

複数名での名刺交換に限らず、名刺交換時にはいくつかの注意点があります。名刺交換時のNG行為は、それぞれ以下の通りです。

名刺を渡す際に下を向く

名刺交換の際、手元が気になってついつい名刺の方へと視線を落としてしまいがちです。名前や手元の確認で1~2秒目をやる程度なら失礼にあたりませんが、相手から視線をそらしたまま名刺交換を終えることのないよう、相手の目を見ながらにこやかに交換するようにしましょう。

名刺交換の際、「〇〇社の〇〇と申します」と声に出して伝えることも大切です。珍しい苗字の場合はゆっくりと明瞭に発音するなど、相手への気遣いを忘れないようにしましょう。

名刺を受け取った後、すぐに名刺入れにしまう

名刺交換後、机へ並べずに名刺入れへしまう行為も失礼にあたるためNGです。名刺交換の際、一時的に名刺入れへ挟んだ後、着席したら必ずすべての名刺を机の上へ並べるようにしましょう。1枚だけ並べて他の名刺をしまったり、一部の名刺だけを並べたりしないように注意が必要です。

「お金をもらう側」が先に名刺を出す

「お金をもらう側」とは、商品やサービスを「受注」する側のことをさしています。企業同士の打ち合わせでも、お金を払う(発注する)側がお客様となるためです。お客様である相手の存在を上げたい場合、先に名乗るのがマナーとなるため、自社が「お金をもらう側」の立場となる際には、先に名刺を差し出すようにしましょう。

名刺をテーブル越しに渡す

名刺交換はテーブル越しにおこなわず、何もない場所で交換するようにしましょう。このときに目上の人を動かすことのないよう、自分の方からテーブルを離れ、相手の席へ近づいて名刺交換するのがポイントです。
着席して待っていた場合でも、相手があらわれたら即座に立ち上がり、テーブルのない場所で名刺交換をおこないます。

名刺入れ以外の場所から名刺を出す、しまう

交換する名刺を出すときに、名刺入れ以外の場所から名刺を出すのもNGです。スーツのポケットやカバンの中から直接出すのは失礼にあたるうえ、汚れや折れなどでお渡しする名刺の状態が悪くなってしまいます。
名刺入れは名刺を保護する目的のほか、受け取った名刺を乗せる際にも使います。商談や打ち合わせ、営業回りの際は、必ず名刺入れに名刺を入れて持参するようにしましょう。

相手のロゴや名前の上に指を置く

名刺を受け取る際のマナーとして、相手の名刺に書かれた名前の部分や会社名、ロゴなどの上に指を置いて隠してしまわないようにすることも大切です。
通常、相手の氏名は名刺の中央寄りに、ロゴなどは社名の近くに配置されていることが多いため、余白となっている名刺の端にそっと手を添え、名刺入れの上へ滑らせるようにして受け取るとよいでしょう。

名刺を同時交換することになった場合

  • 同時に名刺交換を行うイメージ
  • 同時交換とは、自社と先方で目上が不明瞭な場合や、パートナー企業同士などの場合に、名刺を同時に交換するケースのことをさします。
    特に受注も発注も相互にある場合や、新規事業などで受注と発注が逆転する場合、「〇〇マネージャー」や「〇〇リーダー」など、厳密な役職の上下が判別しづらい場合など、どちらが目上となるかわからず、名刺交換に余分な時間がかかってしまうことを防ぐ目的でおこなわれます。

    名刺を同時交換する際は「右手で差し出し、左手で受け取る」のが基本となります。名刺入れは左手に持ち、右手で名刺入れの上に乗せた自分の名刺を相手の名刺入れの上へ置きます。同時に名刺入れを持った左手で相手の名刺を迎え、名刺入れの上へ置きます。自分の名刺を相手が受け取り終わったら、相手の名刺へ両手を添えてから引き寄せると丁寧に映ります。

    最近では、立場にかかわらず名刺を同時交換するケースも増えてきており、名刺交換の主流になりつつあります。待たせ過ぎず、待ち過ぎずのタイミングで交換できると、スマートな印象になるでしょう。

複数の名刺交換でも慌てない!デザイン名刺.netでかんたん注文

複数名で名刺を交換する際には、1対1のときよりも注意する点が多く、最初のうちはとまどうかもしれません。人数分の名刺を事前に出しておき、役職などに注意して、交換後すぐに名刺をしまわないこと、視線を落とさず笑顔で交換するといった基本をチェックしたら、自信がつくまで交換の練習をしてみるのがおすすめです。

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