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名刺の収納はどうする?職場や自宅でのおすすめの収納方法を紹介

  • 更新日:

    「名刺がたくさん貯まる一方で収納に困っている」「きれいに整理して収納したい」という人も多いでしょう。

    また、職場では整理できていても、自宅で収納に困っているという場合もあるかと思います。

    職場や自宅でのおすすめの収納方法について紹介しますので、是非参考にしてください。

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名刺の収納はどうしている人が多い?

名刺は、仕事をしているとどんどん貯まってしまうという人が多い傾向です。

年末年始の大掃除の時に名刺を整理するという人が3分の1程度います。

きれいに収納して、定期的に整理しておけばあまり年末になって慌てずに済みますが、多くの人が名刺の収納整理をまとめて行う人が多いでしょう。

名刺の収納方法でおすすめは

名刺の収納方法は、次のような様々な方法があります。

それぞれの収納方法の特徴とその収納方法に向いた人を紹介します。

また、各収納方法を知った上で、それぞれのデメリットについても参考にしてみてください。

【名刺のおすすめの収納方法】

  • ファイルに入れて保存
  • ケース(ボックス)タイプに入れて保存
  • アプリでスマホに保存
  • デジタル型の名刺ホルダー(名刺スキャナー)に入れて保存
  • ファイルに入れて保存する収納方法

    ファイルに入れて収納する方法は、名刺が少ない人におすすめです。

    ポケットに1枚ずつ名刺を入れていきます。

    また、バッグなどに入れて持ち運びたいという人に向いています。

    【収納方法】

    • 五十音順で収納
    • 名刺をもらった時期の時系列順に整理して収納

    【この収納方法のデメリット】

    この収納方法のデメリットは、整理して名刺を捨てた場合に、空いたポケットが多くなってしまうことです。

    順番にポケットを詰めていくように再度整理するのかどうかを悩む人もいるでしょう。

    ケース(ボックス)に入れて保存する収納方法

    ケース(ボックス)に入れて収納する方法は、名刺が500枚以上と多い人に向いています。

    【収納方法】

    • 五十音順で収納
    • 名刺をもらった時期の時系列順に収納

    【この収納方法のデメリット】

    ケース型の収納方法のデメリットは、収納場所を取ることです。

    持ち運びなどはしにくいことがデメリットで、基本的に同じ場所に置いておく必要があります。

    アプリでスマホに保存

    最近ではアプリでスマホに保存する人も多くなっています。

    たくさんの名刺情報をいつも持ち歩きたい人に向いています。

    【収納方法】

    • スマホのカメラで撮影してデータで保存

    【この収納方法のデメリット】

    機械的に名刺のデータを読み取って保存されるため、データの読み取りミスがあります。

    読み取り自体にも手間があり、手動で修正することが必要な場合もあります。

    デジタル型の名刺ホルダー(名刺スキャナー)で保存

    大量の名刺情報を持ち歩く必要がある人にも、持ち運びやすく便利です。

    スマホと同じくらいのコンパクトサイズに、1,000枚単位での多くの名刺データを保存して持ち運べます。

    【収納方法】

    • 内蔵メモリーに1,000枚単位の名刺データを保存
    • SDカードなどでさらに大量の名刺データを保存可能

    【この収納方法のデメリット】

    デジタル型の名刺ホルダー(名刺スキャナー)を購入する費用がかさむのがデメリットです。

    これらのような様々な収納方法がありますので、自分に合った名刺の収納方法、保存方法を選んでみることが大切です。

職場や自宅でのそれぞれのおすすめの名刺収納方法

職場や自宅におけるおすすめの名刺収納方法についても紹介しますので、参考にしてください。

  • 営業職などで名刺が多い人の職場での収納方法

    外出が多い営業職などで名刺が1,000枚以上の人の場合は、職場ではデータ化しておく方法がおすすめです。

    アプリでスマホに保存したり、 デジタル型の名刺ホルダー(名刺スキャナー)に入れて保存するといいでしょう。

    自宅でテレワークやフリーランスの仕事をしている場合の収納方法

    自宅などで仕事をすることが多く、あまり多くの名刺を持ち歩く必要がない場合には、ファイルやケース収納もおすすめです。

    もちろん、アプリやデジタルで保存しておくのもいいでしょう。

    また、回転式名刺ホルダーも360度回転して名刺が探しやすく便利です。両面に収納ができ、400枚程度収納可能です。

    職場や自宅でファイルごとに名刺を分けて収納する方法

    また、職場や自宅で、ファイルごとに「〇〇用」などと名刺を分けて収納したい人もいると思います。

    実際のファイルに収納したり、アプリやデジタルの場合に分けて収納しておくといいでしょう。

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名刺のおすすめの収納手順も紹介

名刺を整理するために、段階を踏んで収納していく方法もおすすめです。

  • 1.名刺ケース(ボックス)にもらった順にとりあえず名刺を入れて一時保存する
  • 2.半年に1回、もしくは1年に1回、名刺ケース(ボックス)を整理して不要なものを捨てる
  • 3.必要な名刺だけを保存用の名刺ファイルもしくは別の名刺ケース(ボックス)、アプリやデータで保存する

この方法のメリットは、収納の手間が少なくて済むことです。

最初から全ての名刺を収納して整理する方法もありますので、その場合の以下のデメリットと比較してみるといいでしょう。

  • 多くの名刺を収納する必要がある
  • 収納後に不要な名刺を外して捨てる必要がある
  • ファイルに入れた場合に空いているポケットが多くなる(空いたポケットを詰めていく作業が必要な場合もある)
  • アプリやデータの場合は一度保存して削除する必要がある

また、一度名刺ケース(ボックス)に入れておいて、そこから再度出して使った名刺と使わなかった名刺を区分しておくのもおすすめです。

それによって、保存するかどうかを判断するのもいいでしょう。

ずっと取り出さなかった名刺は不要である可能性が高いため、後で捨てる判断をすることとし、よく使う名刺などを前の方に置いておくのがおすすめです。

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まとめ

名刺は、仕事をしているとたくさん貯まってしまいます。

収納方法や保存方法を工夫することが大切です。

様々な収納方法がありますので、自分に合った方法を選びましょう。

職場や自宅での用途によって、収納方法を変えることもできます。

名刺の様々な収納方法を知った上で、特徴を活かし効率的な収納をしてみてください。

また、名刺は上手に収納して保存しておくだけでなく、よく活用していくことが大事です。

自分にとって、職場や自宅で積極的に活用しやすい収納方法を目指してみるのもいいでしょう。



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