名刺を切らした時の失礼のない対処方法

大切な打ち合わせの前に、名刺を切らしたことが発覚！残り少なくなっているな、と気づいていたのに、忙しかったり、「まだ大丈夫だろう」と思っているうちに注文するのをすっかり忘れてしまったり、ということもあるでしょう。また、出張先へ持参した名刺が少なく、急に切れてしまう場合もあります。

こうした場合に相手に失礼がないようにするには、どうしたらいいでしょうか？　ここでは、名刺を切らしたときのマナーと、切らさないコツについて解説します。

名刺を切らしていた際の基本マナー

先方へ渡すべき名刺を切らしてしまった場合、相手に失礼なイメージを与えてしまわないよう、事前にマナーを把握しておくことが大切です。名刺を切らした状態で打ち合わせへ向かった場合の基本マナーは、以下のようになります。

お詫びして会社名や名前、部署名を伝える

まずは先方へ渡す名刺を持っていないことと、それに対するお詫びを伝えます。「ただいま名刺を切らしておりまして、申し訳ございません」と、正直にはっきりと伝えましょう。
このとき、あまりへりくだらないトーンで伝えることをおすすめします。申し訳なさそうにし過ぎるとかえって頼りなく、忘れっぽい人のようなイメージを与えてしまいます。謝罪の言葉は伝えつつも、はきはきと落ち着いたトーンで伝えるのがよいでしょう。

また、名刺代わりに口頭で伝える情報としては、「会社名」と「名前」、「部署名」などが一般的です。メールアドレスや電話番号などは、聞き取り間違いも起こりやすいため、口頭で伝えるのは不向きです。これらは後日メールなどで案内するか、名刺を後日送付する場合に到着後に確認してもらうのがよいでしょう。

後日送付することを伝える

名刺を切らしてしまった場合、原則として「後日送付してもよいでしょうか？」とお伺いを立ててみます。

「また次回で構わないですよ」といわれるケースも多いですが、こちらで決めつけることはせず、まずは先方へ後日送付の可否について確認しましょう。

紙に書いて渡すのも手

名刺に書かれた情報について、どうしてもその場で伝えるべき場面であれば、紙に書いて渡す方法もあります。
その際、「後日正式なものをお渡しします」と必ず断りを入れてから、必要な情報を書いた紙を渡すようにしましょう。

名刺を忘れた場合や、支給されていないときは？

社内に名刺があるにもかかわらず、持っていくのを忘れたときも、切らしたときと同様の言動をとりましょう。正直に「忘れてしまった」と伝えるのは、先方に対してかえって失礼となってしまいます。
また、そもそも支給されていない場合や、仲介する企業との兼ね合いなどで名刺交換ができない場合は、次回も名刺を渡すことはできないため、その旨を正直に伝えましょう。

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後日名刺を送るときのマナー

先方の了承を得て、名刺を後日送るときの作法について解説します。

すぐ送る

後日送付する約束をしたら、名刺が届き次第（社内にある場合は帰社してすぐ）送付の手配を取りましょう。あまり時間を取らず、早めに送ることが肝心です。
送付状を付ける

名刺だけを郵送するのは失礼にあたるため、必ず送付状を付けて送るようにしましょう。「名刺送付のご案内」等のタイトルで、時候の挨拶に打ち合わせの時間をいただいたお礼、名刺を切らしていたことに対する再度のお詫びと、送付内容などを記して名刺をクリップで留め、その日のうちに送ります。
社内に名刺がある場合、少しでも早く情報を知らせる必要があるなら、メールやFAXなどに名刺の画像を添付してから後日送付する方法もあります。

名刺を切らさないコツ

名刺を切らしてしまったときの対処を知っておくことも大切ですが、そもそも名刺を切らさないに越したことはありません。できるだけ名刺を切らした状態を避けるためには、名刺入れに最低でも10枚、会社や自宅には20枚以上のストックを持っておくようにしましょう。ストックを切ったらなくなる前に補充できるよう、名刺の発注は早め早めにするのがおすすめです。

また、名刺入れ以外に、予備の名刺をどこかへ入れておくのも1つの方法です。手帳や資料を入れているケース、ファイルなどに数枚だけでも入れておくと、名刺入れを忘れてしまったときや、いざというときにも助かります。
万が一のため、即日名刺が作成できるところを見つけておくのも安心ですね。

また、自分の名刺を登録してビジネスSNSでつながり、転職や異動といった情報も随時書き換えることでアップデートと周知が容易に可能なサービスなどもあります。基本的な機能なら無料で使えるアプリもあるため、1度試してみてもよいでしょう。