名刺代の勘定科目や注意点などをくわしく解説

新たに会社を立ち上げたり個人事業主として働いていたりする人の場合、よくある疑問に「名刺代は経費で落とせるのか？」ということがあるのではないでしょうか。経費として計上できると節税にもつながるため、かなり重要なポイントです。

そこで今回は、名刺代における経費計上の可否や勘定科目、注意点などについて解説していきます。

• まず“経費”とは、簡潔に説明すると「売上を上げるためにかかった費用」のことです。名刺は取引先に対して自分の立ち位置を伝えたり、連絡先として渡したりするなどビジネスにおける必須アイテムなので、経費計上することができます。

  名刺を作成する場合、以下のような方法から選ぶことになります。

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• 実店舗の印刷会社に依頼して自分や従業員の名刺を作る
• ネットの名刺作成サービスに依頼して自分の名刺を作る
• Illustratorなどのソフトで名刺を自作し、プリンターで印刷する

方法によって費用の大小は変わってきますが、いずれも経費計上の対象に含まれているため、会社経営者や個人事業主の人はぜひ覚えておきましょう。

名刺代を経費で落としたいなら、どの勘定科目で処理すればいいのかしっかり把握することが大切です。

• 消耗品費

  作成方法にもよりますが、名刺は100枚数千円と基本的に安く作れるものです。さらに、名刺は配ったらなくなるという性質もあるため、少額物品を購入したときの「消耗品費」として処理することができます。

  特別な事情がない限り、名刺代は消耗品費にすればOKです。

• 事務用消耗品費

  「事務用消耗品費」はその名の通り、消耗品の中でも事務に関連するものに対して用いる勘定科目です。「事務用品費」と呼ばれることもあります。

  事務用消耗品費に当てはまるアイテムの一例を挙げたので、こちらもご覧ください。

  • 筆記用具
  • ノート
  • コピー用紙
  • プリンターのインク
  • 領収書などの用紙
  • 印鑑
  • バインダー

  特に大企業などの場合、事務用消耗品費の割合が大きくなりやすいため、消耗品費と分けて管理することも多いようです。逆に特別支出が少ない小規模事業なら、すべて消耗品費にしても問題ありません。

• 広告宣伝費

  経営戦略やワークスタイルの変化に伴い、最近は広告としての役割を持った名刺が増えています。例えば、以下のような名刺を作る場合、消耗品費ではなく「広告宣伝費」として計上することが可能です。

  • 商品・サービスの紹介を印刷した名刺
    自社が取り扱っている商品・サービスの説明文や画像を入れるなど、広告色の強い名刺は広告宣伝費にするのがおすすめです。
  • 不特定多数の人に配る名刺
    名刺は交換するのが一般的ですが、近年はイベントなどで不特定多数の人に対し、広告感覚で配ることもあります。このような目的で作った名刺についても、広告宣伝費で差し支えありません。
  • デザイン会社や広告代理店に依頼した名刺
    近年は広告戦略の一環として、デザイン会社や広告代理店などに名刺作成を依頼することもあります。このような場合、広告宣伝費として計上することができます。

  このような場合、個人情報保護法違反に問われることはありません。しかし、名刺や名刺入れを紛失したり乱雑に保管したりすることは情報漏洩につながるので、違反以前の問題といえます。無用なトラブルを避けるためにも、名刺はしっかり管理したいところです。

• セキュリティを意識した名刺管理をしましょう

  情報漏洩の防止および仕事の効率化を踏まえると、名刺情報は紙情報のまま保管するより、データ化して管理するほうが現実的です。名刺管理を徹底したいなら、セキュリティを万全にすることが重要となってきます。

  名刺をデータ化したら、まずはセキュリティ対策がしっかり組み込まれている名刺管理ソフト、もしくはクラウド名刺管理ツールを導入しましょう。これらのデジタル媒体は安全性が高いだけではなく、データベースとしての使い勝手も良いので、仕事を円滑に進めることができます。

  また、名刺情報データのバックアップを取ることも大切です。機器の故障やデータ破損といったトラブルが起こった時、すぐに復旧することができます。

  名刺情報のデータ化が一通り済んだら、紙情報の名刺は必要なくなるので処分します。そのままゴミ箱に捨てるのではなく、シュレッダーにかけて適切に廃棄することが大切です。名刺の原本はもちろん、コピーがあればそれも一緒に処分しましょう。

• 売上原価

  「売上原価」とは、商品の仕入れ・製造にかかる費用のことです。工場など製造業に携わっている従業員の名刺を作成する場合、売上原価の消耗品費として計上します。

• 印刷製本費

  「印刷製本費」とは、業者にビジネスで必要となる書類の印刷・製本を依頼する際、外注費用（コピー代含む）などの経費を処理するための勘定科目です。「印刷費」と呼ばれることもあります。外部業者に名刺を印刷してもらった場合、印刷製本費として計上できます。

  ただし、特別支出が多い場合を除けば、消耗品費や事務用消耗品費に含めて処理することも可能です。

• 名刺代以外にもいえることですが、一度決めた勘定科目は継続して使い続けるのが原則です。法律に違反するわけではありませんが、勘定科目を頻繁に変えると以下のようなデメリットが発生するので、経費計上の際は注意しましょう。

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• 確定申告のときに余計な事務処理が増える

  勘定科目を頻繁に変えると、確定申告のときに名刺代をどの勘定科目で計上していたのか、その都度確認しなければなりません。もし忘れてしまった場合、過去を遡りながら事務処理をすることになります。

• コストカットが難しくなる

  経費のコストカットを検討する場合、勘定科目を確認する必要があります。その勘定科目をころころ変えていると、見直すべき項目がわかりにくくなるため、コストカットも難しくなるでしょう。

• 何か意図があると税務署に勘繰られる

  勘定科目を変えると、やましいことがなくても「なぜ変更したのですか？」など、税務署に勘繰られてしまう可能性があります。

名刺代は経費で落とせるため、少しでも節税したいなら確実に取り組みましょう。勘定科目によって損得の差は出ないので、迷ったときは消耗品費として計上すればOKです。

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