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ビジネスメールの文章構成や宛先設定

ビジネスメールの基本をきちんと理解してやり取りすることは、最低限のビジネスマナーです。テレワークが広がっている今、メールでのコミュニケーションが以前より増えたという方も多いでしょう。

今回は、ビジネスでのメールの書き方と送り方について、3つの観点から押さえておきたいポイントを解説します。ビジネスにおけるスムーズなテキストコミュニケーションのために、ぜひ役立ててください。

ビジネスメールの基本(1)文章構成を押さえる

  • まず、ビジネスメールを構成する6つの要素について解説します。メール作成の際に必ず含めるべき項目ですので、重要ポイントをしっかり確認しましょう。

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  • 件名

    メールを受信した相手はまず件名をチェックするため、本文に何が書かれているのかがひと目でわかる件名にしましょう。

    あいまいな書き方をしていると迷惑メールと間違われ、読まれないこともあります。伝えるべき内容をしっかり伝えるためにも、件名は簡潔でわかりやすい単語を組み合わせて作成しましょう。

  • 宛名

    本文のはじめには誰に向けたメールなのかを明確にするために、必ず宛名を記載します。社外の人宛てのメールであれば、名前の前に会社名や部署名も含めておきましょう。

    社内メールであれば、〇〇様(さん)など名前だけでも構いません。役職がある人に対しては○○部長(課長、主任)などがよいでしょう。

  • 挨拶文

    続いて、短い挨拶文を入れます。社外メールであれば「いつもお世話になっております」と書き、自分の会社名と名前を続けます。社内メールでは「お疲れ様です」などの挨拶文のあとに、部署名と名前を記載しましょう。

  • 本文

    挨拶文のあとは、メインの用件を書いていきます。6W3Hを意識してわかりやすくまとめると、必要なことが漏れなく入った簡潔なメールを作成できるでしょう。

  • 結び

    本文を書き終えたら「何卒よろしくお願いいたします」などの文章で締めます。相手や用件に合わせて、この締めの言葉をアレンジするとよいでしょう。他に「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」などがあります。

  • 署名

    ビジネスメールでは、最後に必ず自分の署名を入れましょう。署名に必要な項目は、名前、会社名、部署名、電話番号、メールアドレスなどです。使っているメールソフトに署名登録をして、自動、もしくはワンクリックで挿入できるようにしておくことをおすすめします。

ビジネスメールの基本(2)適切な宛先設定をする

  • メールの宛先には、3つの種類(TO、CC、BCC)があります。それぞれを区別して適切に使い分けることが大切です。

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  • TO

    TOには、宛先としてメールを送りたい相手のアドレスを入れます。複数の相手にメールを送る場合には、TOに全員のアドレスを入力しましょう。そうすることで、受信した相手に「自分宛に送られたメール」だと認識してもらえます。

  • CC

    CCには、メールの用件を伝えるのが必須ではないけれども、情報を共有しておきたい人のアドレスを入れます。CCに入れたアドレスは、TOやCCにある他のメール受信者にも通知されます。例えば、チームの同僚(TO)に送るメールの内容を、上司(CC)にも知っておいてほしいというときに使えるでしょう。

  • BCC

    BCCにも、CCと同じく用件を共有したい人のアドレスを入力します。ただし、BCCで送られた人のアドレスは、他のメールの受信者には通知されません。内容を共有していることや、宛先のアドレスを他の人に知られたくない場合などに用います。

ビジネスメールの基本(3)送信前の最終チェックを忘れずに

ビジネス上のメールは送信の前に、以下の点について入念にチェックしましょう。

  • 誤送信に注意

    宛先や本文の内容を間違うと、情報漏洩などの問題に発展してしまうこともあります。誤送信は関わる相手からの信頼を失いないかねない重大なミスです。作成したら、宛先のアドレスをはじめ、件名や本文の内容にミスがないか必ずチェックしましょう。

    特に重要な内容を含むメールは、送信前に第三者に目をとおしてもらうなど、誤送信対策の徹底をおすすめします。

  • 添付ファイルを忘れていないか

    メールにファイルを添付する際には、ファイルのサイズに注意しておきましょう。大きすぎると受信する相手に迷惑がかかります。サイズの大きいファイルを送りたい場合は、ZIP形式に圧縮するか、ファイル転送サービスの利用がおすすめです。

  • メールでの対応が適切かどうか

    内容によってはメールでの対応が不適切になるケースもあります。例えば、自分や自社のミスの謝罪や、トラブルが発生したときの対応依頼などです。相手がメールを読むタイミングはいつになるかわかりません。急を要する用件は電話、謝罪は可能な限り直接、訪問するなど状況に合わせて適切な手段を選択しましょう。

まとめ

ビジネスシーンでは社内外を問わず、さまざまな相手とメールの送受信を行なうため、正確でわかりやすいメールを作成することが大切です。まずは、今回説明したビジネスメールに必須の基本事項をしっかり押さえましょう。

また、アドレスの間違いや記載した内容により、大きなトラブルや損失を引き起こすこともあります。どんなに忙しいときでも、送信前の最終チェックを必ず実行しましょう。


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