退職時、名刺は返却する？処分する？

何らかの事情で会社を退職することになると、仕事の引き継ぎや書類の手続きに加えて、物品の返却・処分を行なう必要が出てきます。その物品のなかでも、どのように処理すべきか迷いやすいものの一つが名刺です。自分の名刺はもちろん、顧客の名刺を持っている場合も、最後まで責任を持って取り扱わなければなりません。

本記事では、退職時における名刺の適切な処理方法や覚えておくべき注意点、名刺にまつわるトラブルなどについて、詳しく解説します。

退職時、名刺はどうするべき？

会社を退職する場合、自分の名刺も顧客からもらった名刺も、勤め先の会社にすべて返却するのがマナーです。そもそも名刺は制服・名札・社章といった物品と同じく、会社の所有物とみなされています。したがって、所有権も社員個人ではなく会社に帰属するため、退職者本人が勝手に持ち帰っていい物品ではありません。

また、名刺はデリケートな個人情報であり、会社や顧客の内部情報が書かれている可能性もあります。もし名刺を返却しないまま退職した場合、退職者本人にその気がなくても、ライバル会社や第三者に情報が漏れてしまいかねません。そのため、情報流出や不正競争といったトラブルを未然に防ぐことや、後々心配事を残さないことを考慮して、退職時はすみやかに名刺を返却するべきです。

もし会社から返却不要といわれても、適切な方法を用いて処分する必要があります。特に顧客の名刺は“他人から預かっている個人情報”なので、取り扱いには細心の注意を払いましょう。

退職時に名刺を処分する際の注意点

会社からの指示で名刺を処分する場合、どのようなことに注意すればいいのかを解説します。

自社で名刺データを管理している場合、適切なセキュリティ対策を

近年、書類のデジタル化やペーパーレス化にともない、名刺を紙媒体ではなくデータで管理する会社が増えています。もし自社サーバーなどに名刺データが入っている場合、退職者が今後アクセスできないよう、適切なセキュリティ対策を実施しなければなりません。

実際、退職者が自身のアカウントを使って、前職で使っていた名刺データを持ち出すという不正も起こっています。あらぬ誤解を生まないためにも、事前にパスワード変更やアクセス権限変更といった処理を依頼しておいたほうが安全です。

なお、上司やセキュリティ責任者から指示を受けず、自分で勝手に処理することはやめましょう。
顧客の名刺の処分については、必ず上司に相談する

顧客の名刺はよりデリケートな個人情報なので、独断で処分してはいけません。自分の後任者へ勝手に渡したり、確認せずシュレッダーにかけたりするのは論外です。必ず上司と相談したうえで、処分に関する指示を受けましょう。

多く見られるケースは、顧客の名刺を上司がいったん預かって、必要な場面が出てきたら後任者に渡すという事例です。これなら責任の所在が上司に移るので、退職者も安心できます。

また、外部業者に処分を依頼するときは、セキュリティ対策に注力しているプライバシーマーク取得済みの業者が最適です。念のため「廃棄証明書」も発行してもらいましょう。
自分の名刺の処分方法も事前に確認する

顧客の名刺だけではなく、自分の名刺もきちんと処分する必要があります。自分の個人情報だからといって、好きに処分していいわけではありません。会社が求める適切な方法に沿って処分できるよう、上司などに指示を仰いだほうが無難です。

処分方法について具体的な指示をもらえなかった場合でも、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。個人情報の流出を防ぐため、必ずシュレッダーにかけて原型がなくなるまで裁断しましょう。

退職時に名刺を返却せず利用した場合、大きなトラブルになることも

退職者によっては何かの役に立つかもしれない、お世話になった顧客や担当者へお礼状を送りたいといった理由から、名刺を返却したくないと考える人もいます。しかし、先述したように名刺は社員個人ではなく会社の所有物なので、返却や処分を求められたら必ず指示に従わなければなりません。

実際、退職時に顧客からもらった名刺を勝手に持ち出し、転職先や個人的なビジネスで活用した結果、裁判沙汰になったという事例も存在します。
- 判例1：A氏はB社を退職したとき、自身で所有していた顧客の名刺を返却せず、転職先C社でその名刺を使って営業活動を実施した。
- 判例2：D社に在職しているときE氏は別会社F社を設立して、退職後に前職でもらった名刺を使ってF社の営業活動を実施した。
特に判例2では、損害賠償の支払いが命じられました。このような不正を働いた場合、あとから取り返しがつかない事態に陥る可能性もあります。
たとえ自分が相手から受け取った名刺であっても、退職後にそれを利用することはトラブルの原因になるので、絶対にやめましょう。