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オンライン名刺交換のメリット・デメリットとは?

新型コロナウイルスによるテレワークの増加や、ペーパーレス化の推進に伴い、近年オンライン名刺交換が注目を集めています。文字どおりオンライン上で名刺交換を行なえるため、ビジネスとコミュニケーションのあり方を大きく変えるサービスです。

本記事では、オンライン名刺交換のメリット・デメリットについて詳しく解説します。オンライン名刺交換を導入すべきか検討している場合は、ぜひ参考にしてください。

そもそもオンライン名刺交換とは?

  • オンライン名刺交換とは、QRコードやURLなどを使って名刺情報を交換できるサービスを指します。

    2020年11月の時点では、専用の名刺管理ツールに含まれている名刺交換機能と、遠隔で顔を見ながらやり取りできるテレビ会議システムを組み合わせて、名刺情報を交換することが一般的です。

    オンライン名刺交換は比較的新しいサービスですが、テレワークの増加やペーパーレス化による影響を受けて、今後ますます需要が増加すると予想されています。

    近年では「名刺交換自体がもはや不要なのでは?」という声もありますが、連絡先を確認できることや話題作りに役立つことを踏まえれば、依然として名刺交換は重要なコミュニケーション手段といえるでしょう。

    参考記事:【最新版】オンライン名刺交換の方法3選!

  • リモート会議中のイメージ

オンライン名刺交換の5つのメリット

オンライン名刺交換はオンラインで行なう性質上、紙の名刺交換にはないメリットが多くあります。特に注目すべきメリットを5つ紹介するので、ぜひ押さえておいてください。

  • 対面不要で名刺交換ができる

    2020年の春先から続いている新型コロナウイルスの感染防止対策として、政府は「新しい生活様式」を提言しました。

    オンライン名刺交換なら直接対面せず、お互いに安全な環境下で名刺情報を交換できるため、新しい生活様式に沿ってビジネスを進めることが可能です。

  • 内勤社員の方とも容易につながることができる

    紙の名刺は直接対面して交換する必要があるため、おもな交換対象が営業担当や受注担当などに限られていました。

    一方、オンライン名刺交換を導入すれば、裏方として開発やカスタマーサポートを担当する内勤社員の方にも、名刺交換に参加してもらいやすくなります。その結果、より人脈を広げることが可能です。

    このようにして集めた人脈情報は、会社にとって重要な資産になります。

  • 名刺情報の管理、検索、活用がスムーズに行なえる

    オンライン名刺交換サービスには名刺管理ツールも備わっており、名刺情報を管理しやすくなります。紙ではなくデータで名刺情報を受け取るため、かさばったり、整理に手間がかかったりすることもありません。

    さらに、検索機能が充実していることも名刺管理ツールの特徴です。キーワード検索機能やグループ機能を使えば、必要な名刺情報をスムーズに探し出すことができます。

    集めた名刺情報を各社員の人脈として社内で共有すれば、ビジネスも大きく加速するでしょう。

  • 交換日時、商談のメモなども記録可能で便利

    一般的なオンライン名刺交換のサービスでは、交換日時が自動的に記録されるので、いつ交換したのか確認したいときに役立ちます。

    また、商談や雑談のメモ機能を搭載しているサービスもあるため、非常に便利です。

  • 名刺を忘れたり、紛失したりするリスクがない

    オンライン名刺交換はデータでやり取りするため、商談時に自分の名刺を忘れてしまうこともありません。また、相手から受け取った名刺を紛失してしまうリスクもないため、紙の名刺交換より安全性が高いといえるでしょう。

    ただし、データを保管しているパソコンやスマートフォンを紛失すると元も子もないため、端末の管理には十分注意が必要です。

オンライン名刺交換の3つのデメリット

オンライン名刺交換のサービス導入にあたって、知っておくべき3つのデメリットをまとめました。

  • いまだ利用者・サービスともに少ない

    オンライン名刺交換のサービスは世に出始めたばかりなので、利用者はまだまだ少ないのが現状です。そのため、相手側の環境によっては名刺交換できない可能性もあります。

    また、サービスを提供している会社自体も少ないので、限られた選択肢から選ばなければなりません。

  • 電源がないと使えない

    パソコンやスマートフォンの充電が切れて、電源も確保できない状況であればオンライン名刺交換は利用できなくなります。

    万が一の場合に備えて、予備のバッテリーを常備しておくと安心です。

  • 導入・維持にはコストがかかる

    オンライン名刺交換はデータのやり取りなので、紙の名刺を作成するための代金はかかりません。その代わり、サービスを導入・維持するために月額料金やオプション料金といったコストがかかるため、費用対効果をしっかり見極める必要があります。

    無料トライアルなどを利用できるサービスもあるので、事前にチェックしておきましょう。

まとめ

オンライン名刺交換には、仕事の安全性や効率を高められるメリットがある一方、利用者の少なさやコスト面でのデメリットもあります。サービス導入を検討している場合、メリット・デメリット両面をしっかり把握したうえで、コストに見合うだけの成果を得られるか、事前に確認することが大切です。

テレワークの増加やペーパーレス化の推進により、オンライン名刺交換は今後も進化することが予想されるので、最新情報にアンテナを張っておきましょう。


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