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名刺の個人情報保護法における注意点を解説!

名刺には個人の氏名はもちろんのこと、他にもさまざまな情報が記載されています。そのため、名刺は企業にとって貴重な財産であるとともに、注意して管理しなければならない情報資産です。そこで、今回は個人情報保護法の観点から、名刺の取り扱い方や管理上の注意点について解説していきます。

名刺の情報は個人情報となる?

  • 先に結論を述べると、名刺は個人情報となります。名刺には氏名はもちろんのこと、住所・電話番号・メールアドレス・所属部署・ホームページのURLなど、個人を特定できるような情報が記載されているからです。

    ただし、場合によっては個人情報保護法の対象とならないこともあります。例えば、紙媒体の情報として持っているだけなら、特に問題はありません。しかし、紙媒体から形が変わると、状況も変わってきます。

    名刺を適切に管理したいなら、個人情報保護法との関連性をしっかり把握することが大切です。

  • 名刺交換シーン

名刺における個人情報保護法について

名刺が個人情報保護法の対象となるかどうかは、取り扱い方によって決まります。そこで、わかりやすい事例なども交えつつ、名刺と個人情報保護法との関連性をまとめました。

  • 個人情報保護法の対象者となる個人情報取扱事業者とは?

    個人情報保護法にはさまざまな条文がありますが、名刺と深く関連してくるのは「個人情報取扱事業者」について記載されている第2条5項です。条文によると、個人情報取扱事業者は以下のように定義されています。

    個人情報取扱事業者とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう。
    (ただし、国の機関・地方公共団体・独立行政法人等・地方独立行政法人は除く)

    個人情報の保護に関する法律

    この個人情報取扱事業者は法人・個人、および営利・非営利を問わないため、フリーランスの個人事業主やNPO団体も該当することになります。

  • 規制対象となる個人情報データベースとは?

    第2条5項で定義されている個人情報データベースとは、わかりやすくいえば「名刺情報をスムーズに検索できるよう、体系的(五十音順・年代順など)に構成されたもの」です。

    このデータベースについては、台帳管理システムや文書ソフトといったデジタル媒体だけではなく、インデックス付きのカードファイルなどアナログ媒体も含まれます。

    データベース化された名刺情報が漏洩した場合、個人情報保護法違反となってしまうので、罰金などのペナルティを科されることになります。また、社会的な信用も著しく低下してしまうため、管理には十分注意しなければなりません。

  • 名刺が個人情報保護法の対象とならない場合

    一方、個人情報の対象外となる事例は以下の通りです。

    • 取引先の社員など第三者に紙情報として手渡す(名刺交換)
    • 名刺そのものや名刺入れを紛失す
    • 集めた名刺をデータベースと見なされない状態で保管する

    このような場合、個人情報保護法違反に問われることはありません。しかし、名刺や名刺入れを紛失したり乱雑に保管したりすることは情報漏洩につながるので、違反以前の問題といえます。無用なトラブルを避けるためにも、名刺はしっかり管理したいところです。

  • セキュリティを意識した名刺管理をしましょう

    情報漏洩の防止および仕事の効率化を踏まえると、名刺情報は紙情報のまま保管するより、データ化して管理するほうが現実的です。名刺管理を徹底したいなら、セキュリティを万全にすることが重要となってきます。

    名刺をデータ化したら、まずはセキュリティ対策がしっかり組み込まれている名刺管理ソフト、もしくはクラウド名刺管理ツールを導入しましょう。これらのデジタル媒体は安全性が高いだけではなく、データベースとしての使い勝手も良いので、仕事を円滑に進めることができます。

    また、名刺情報データのバックアップを取ることも大切です。機器の故障やデータ破損といったトラブルが起こった時、すぐに復旧することができます。

    名刺情報のデータ化が一通り済んだら、紙情報の名刺は必要なくなるので処分します。そのままゴミ箱に捨てるのではなく、シュレッダーにかけて適切に廃棄することが大切です。名刺の原本はもちろん、コピーがあればそれも一緒に処分しましょう。

個人情報保護法を念頭におき、名刺の管理は慎重に

  • 名刺をビジネスシーンで活用するなら、個人情報保護法と深く関連していることをしっかりと認識した上で、正しく取り扱うことが大切です。企業にとって貴重な資産である名刺情報をより有効的に使用するにはデータベース化が欠かせませんが、万一情報漏洩が起こると、取り返しがつかない事態に陥る可能性もあります。個人情報保護法に違反することのないよう、慎重に管理することを心がけましょう。

  • 名刺交換シーン


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