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名刺をメールで送る時のマナー上の注意点とは?送り方も詳しくご紹介

  • 更新日:

    最近では対面のみならず、Web会議など様々な場面で初対面の人と知り合う機会が多くなっています。

    そんな場合に「自己紹介をきちんと行いたい」「メールで名刺を送りたい」と考える人も増えてきています。

    その際、「メールで名刺を送るのは失礼ではないのか」と戸惑う人も多いでしょう。

    メールでの名刺の送り方について、注意点と具体的な送り方をご紹介しますので参考にしてください。

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名刺をメールで送る場合とは

名刺は、対面で会った場合にお互いに交換し合いますが、オンライン上で知り合った人などにメールで自己紹介したい場合もあり、どうしたらいいのか悩む場合もあるでしょう。

最近では、Web会議やオンラインセミナーなどが盛んになり、他業種や多くの人と知り合う機会も増えています。

コロナ禍以降リモートワークも増え、オンラインで様々な人と接触するケースも多い傾向です。

そんな時に対面ではないけれども、名刺交換したい場合が多くなっています。

名刺をメールで送るメリットとは

名刺をメールで送るメリットは、以下の通りです。

  • オンラインでも名刺交換はコミュニケーション手段として有効
  • お互いのことをよく知る情報源として大切
  • 名刺情報をデジタル化して送ることでデータとして保存可能

オンライン上でも名刺交換はコミュニケーション手段として、またお互いのことを良く知る情報源として大切です。

また、最近ではデジタル名刺の活用も盛んになっていて、対面で名刺交換をした場合でも、デジタル名刺を送り、紙の名刺以外の情報や最新情報などを詳しく送る方法も行われています。

デジタル名刺のメリットを感じる人が増えていると言えるでしょう。名刺情報をデジタル化して送ることで、受け取った相手がデータとして情報を受け取れるのもメリットとなっています。データとして保存管理がしやすくなるメリットがあります。

  • 名刺をメールで送る際の内容とは

    デジタル名刺をメールで送る場合には、名刺に書かれている下記のような情報を送ることで名刺交換が可能です。

    • 会社名
    • 住所
    • 電話番号
    • 部署
    • 役職
    • 氏名
    • メールアドレス
    • 住所
    • 企業の公式サイトURL

    名刺をメールで送るのはマナー上どうなのか

    しかし、名刺をメールで送るのはどうなのかと戸惑う人も多いでしょう。

    対面で会っていないので、送りにくいと思う場合もあります。

    名刺交換は、お互いの情報を知り合い、連絡先を知ったり、業務内容などを知ったり、親しくなるために大切です。

    対面で渡す時と同じようにマナーを守って送れば問題ありません。

    名刺をメールで送る場合の注意点

    メールで送る場合ですが、セキュリティの問題などもあり、あまり知らない人同士のメールでの名刺交換に抵抗があるケースもあります。

    名刺交換の様々な方法を提案して注意しながら送ることが大切です。

    相手にとって手間が掛からない方法を選択してもらい、相手から名刺を送ってもらう場合も丁寧にお願いし、送りやすい方法で送ってもらうようにしてください。

    名刺をメールで送る方法について

    名刺をメールで送る方法にはいくつかあります。

    できるだけスムーズに相手が自分の名刺情報を受け取れるようにするには、複数の方法から選んでもらうのがおすすめです。

    また、失礼にならないように事前に送る方法を確認してから送付してください。

    名刺をメールで送るにはデジタル化することがまず大切ですので、デジタル名刺の作り方についてご紹介します。

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デジタル名刺の作り方と送る方法

デジタル名刺は、クラウドやアプリを利用して作ることができ、紙の名刺と同じような情報を登録して、作成ボタンを押すことでできます。

QRコードやURLが作れ、それを添付することで名刺のデータにアクセスできるようになります。

また、紙の名刺を撮影してデータ化して、さらに基本情報を入力する方法なども可能です。

デジタルデータにした名刺をメールで送る方法は次の3つです。

それぞれについて、具体的に送る方法をご紹介しますので、参考にしてください。

  • QRコードを送る方法
  • URLを送る方法
  • PDFや画像を送る方法
  • QRコードをメールで送る方法

    デジタル名刺作成アプリには、名刺情報をQRコードにできる機能があります。

    作成したQRコードをメールで送ることができておすすめです。

    相手はスマートフォンで、QRコードを読み取れば名刺情報を得ることができます。

    また、Web会議の背景にQRコードを埋め込む方法もあり、Web会議の画面からそのまま情報を得ることも可能です。

    アプリ内の機能やバーチャル背景を作成できるサイトを利用すると埋め込めます。

    背景に埋め込む方法は、1対1などの人数が少ないWeb会議などでおすすめの方法です。

    URLをメールで送る方法

    デジタル名刺アプリを利用して、紙の名刺を撮影するだけで、印刷された情報をデータにする方法もおすすめです。

    デジタル名刺のURLができますので、これをメールで送るだけで大丈夫です。

    デジタル名刺のURLは、何度でも使えますので、別の名刺交換時にも活用できて便利です。

    名刺をPDFや画像ファイルにしてメールで送る方法

    また、アプリがない場合は紙の名刺をPDFや画像ファイルで保存して、メールに添付して送る方法もあります。

    ただ、PDFや画像ファイルで送る場合、相手がデジタルデータとして名刺情報を保存できないデメリットがあります。

    Web会議、オンラインセミナーなどに参加前に準備しておくのもおすすめ

    デジタルでの名刺交換は、Web会議やオンラインセミナーが終わった後に行うのも良いのですが、事前に名刺交換の準備をしておくのもおすすめです。

    参加人数が少ない場合は、その場で名刺交換をすることでコミュニケーションが早く取れ、スムーズに会議が進むことも多くなります。

    Web会議・オンラインセミナーでの名刺交換のための準備方法

    Web会議やオンラインセミナー、リモートワークなどの名刺交換準備としては、次の準備をしておくのがおすすめです。

    • 名刺の情報をいくつかの方法でデジタル化して準備をしておく
    • 名刺に添えたい情報がある場合はデジタル名刺にデータを加えておく
    • 名刺交換のタイミングを最初から考えておく
    • 相手への名刺交換のお願い方法についても検討しておく

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まとめ

名刺をメールで送る方法についてご紹介しました。

これからWeb会議やオンラインセミナー、リモートワークなどは益々増えていきますが、それでもオンライン上でも名刺交換がなくなるということはないでしょう。

名刺交換のメリットをまとめると、以下のようになります。

  • お互いの情報をスムーズに交換できる
  • コミュニケーションを図ることができる
  • デジタル名刺はデータとして保存できる

メリットを感じる人が多く、メールでスムーズに送る方法を習得しておくのがおすすめです。

また、メールで送る方法には次の方法があります。

  • アプリを利用してデジタル名刺のQRコードを添付して送る
  • アプリを利用してデジタル名刺のURLを送る
  • 名刺をPDFや画像ファイルにしてメールで送る

様々な方法でスムーズに送れるようにし、またWeb会議やオンラインセミナー上でも早めに送るのが良い方法です。

情報交換やコミュニケーションを積極的に図れるようになる最適な方法と言えるでしょう。



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