広報の担当者が名刺に書くべき内容とは？作成のポイントや注意点

広報は自社のブランド力を高めたり、ステークホルダー（企業の利害関係者）との関係を構築したりするなど、企業にとって重要な役割を担っています。

広報担当者として働く場合、取引先のスタッフやマスコミ関係者とも頻繁に顔を合わせることになるので、名刺を使う機会が少なくありません。そのため、質の高い名刺を作ることが大切です。

この記事では、広報における名刺の重要性を踏まえつつ、名刺を作るときに心がけることや注意点を解説します。

広報の担当者が名刺を作る重要性とは？

広報の仕事では、名刺を使う機会が頻繁に訪れます。そこで、広報担当者のおもな役割を踏まえつつ、名刺をどのような場面で使うのかをまとめました。

広報担当者の役割

広報は単なる広告・プロモーションではなく、自社と社会の関係性を作る重要な役割を担っています。企業や自社製品のPRを行なったり、SNSやブログで情報を発信したりするなど、自社のブランド力を向上させるために、あらゆる場面で活動していることが特徴です。

また、取引先・株主・投資家といったステークホルダーの意見を収集したり、その意見を社内に向けて共有したりするなど、幅広い業務に携わる必要があります。

広報に関わる集まりでは、多くの方々と接することになりますが、これは仕事上の大事なつながりを獲得できるチャンスです。相手の信頼を得るためには、自分が何者であるかを明確かつ迅速に伝えることが重要ですが、その手段として名刺は大いに役立ちます。

広報では名刺が必要な場面が多い

自社の魅力を発信するためには、マスコミの力を借りる場面もあります。しかし、単に伝えて欲しい情報を提供しても、各メディアを通じて拡散されなければ、あまり効果は期待できないでしょう。

基本的に宣伝方法はマスコミに一任されるため、プレスリリースや取材の効果を高めたいなら、名刺交換によって良好な関係を築くことが大切です。「情報を送ってくるだけの人」ではなく、「コミュニケーションが取りやすい人」にならなければなりません。

また、広報担当者は機会損失がないよう、他社の広報担当者に連絡することもあります。その際、連絡先をスムーズに交換する手段としても名刺は有用です。渡した名刺は保管されるので、しばらく経ってから連絡が来るケースもあります。

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広報の担当者が名刺を作る際に心がけること

広報担当者の名刺における重要ポイントをまとめたので、名刺の効果を高めるためにも、ぜひチェックしてみてください。

連絡を取るうえで必要な情報を優先的に入れる

広報担当者は多くの方々とコミュニケーションを取るので、連絡先を伝えるツールとして名刺は非常に役立ちます。名刺に記載すべき情報は、下記のとおりです。
- 氏名
- 会社名
- 所属部署名
- 役職・肩書き
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
- 営業時間・定休日
特に電話番号やメールアドレスといった連絡先、連絡できる時間帯を示す営業時間は、問い合わせや与件に直結するので、ビジネスチャンスを逃さないためにも必ず入れておきましょう。

読みやすい名刺に仕上げる

名刺はスペースが限られているため、あまり情報を詰め込み過ぎると、視認性が落ちて読みにくくなってしまいます。そのため、余白のあるレイアウト・デザインを考えたうえで、入れる情報を選別することが大切です。

特に氏名や会社名など、あらゆる情報が強調されていると逆に見づらいので、名刺で一番伝えたい「主役」の情報を決めたうえで、それに合ったデザインを選ぶ必要があります。

主役をしっかり決めて強調すれば、名刺にメリハリがついて読みやすくなるでしょう。

裏面の使い方を工夫する

名刺は表裏の2面分のスペースがあるので、表面に入れることができなかった情報は、裏面に記載すると効果的です。

必要な情報は表面に入れる関係上、裏面は比較的自由にデザインしやすいので、目に留まるようなビジュアルを入れると、会話のきっかけになることもあります。

また、自社商品の特徴や魅力、表面に書けなかった自分の強みなど、相手に伝えたいことを記載する面として活用すれば、さらなる効果が期待できるでしょう。

広報の担当者が名刺を作成する際の注意点

「広報」と「PR」など、似た意味合いで浸透している役割があります。名刺で正しい情報を伝えるためにも、下記の違いを押さえておきましょう。

- 広報：企業とステークホルダーの望ましい関係を構築
- PR：企業にとって大切な人たちとの良い関係を構築
この2つの役割は混同されがちですが、実際は上記のような違いがあります。広報はPRという大きな枠に内包されているため、PRにおける役割の一つとして広報があると認識しておきましょう。

そして、名刺交換の相手に業務内容をきちんと伝えるためには、所属部署名や役職・肩書きを正しく記載することも大切です。これらの情報がわかりづらいと、ビジネスチャンスを逃したり、連絡時のトラブルに発展したりする可能性もあります。